در این نوشتار که توسط تیم ریرا ( رایان یافته رسا آموز) تهیه شده روند تحقیق شما را کمی آسان‌تر می‌کنیم. بنابراین ۷ نکته برتر را برای کمک به شما در راهتان انتخاب کرده‌ایم. در پایان مقاله، باید فهرستی ذهنی از کارهایی که باید قبل از رفتن به مرحله تصمیم گیری سفر خود انجام دهید، تهیه کنید.

1. بزرگترین نیازهای بخش منابع انسانی ما چیست؟

انتخاب نرم افزار منابع انسانی مناسب نمی تواند کاری مستقل باشد. هر فناوری جدید تغییراتی را در زندگی کاری همه ایجاد خواهد کرد و بنابراین فرآیندهای کاری همه باید در نظر گرفته شود. اگرچه تصمیم نهایی توسط منابع انسانی گرفته خواهد شد، اما با گنجاندن تمام بخش ها در فرآیند تصمیم گیری، می توانید از مشخص شدن هر گونه نقطه درد یا ویژگی از دست رفته پس از پیاده سازی نرم افزار جلوگیری کنید.

اولین گام این است که همه تیم ها یا افرادی را که نرم افزار جدید بر آنها تأثیر می گذارد، ترسیم کنید. این به شما کمک می کند بفهمید که باید با چه کسی صحبت کنید.

دریافت نرم افزار منابع انسانی جدید می تواند بر گروه‌های زیر اثر بگذارد:

• تیم های فناوری اطلاعات و فناوری
• کارمندان
• حقوق و دستمزد
• هر ارائه دهنده فعلی دارایی، مالیه، سرمایه گذاری

در حالی که دریافت آزمایش‌ها و دموهای جدید و هیجان‌انگیز برای آزمایش نرم‌افزار منابع انسانی جدید بدون همکاری در بخش‌ها می‌تواند وسوسه انگیز باشد، اما صحبت کردن با کسب‌وکار به طور کلی اولین گام حیاتی است، زیرا به شما امکان می‌دهد تصویر واضحی از آنچه از منابع انسانی نیاز دارد به دست آورید. و در دراز مدت، باعث صرفه جویی در زمان می شود، چون به جای جستجوی سیستم‌هایی که قابلیت های خاصی را ارائه می دهد که ممکن است فکر کنید برای شما لازم است اما نیازی نیست، می توانید از همان ابتدا شروع به محدود کردن ارائه دهندگان خود کنید.

2. بخش منابع انسانی ما باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

در مرحله بعد، باید به ویژگی های کلیدی نرم افزار منابع انسانی خود فکر کنید. گزینه های بسیار متنوعی وجود دارد، بنابراین مهم است که فهرستی از موارد ضروری برای کسب و کار خود تهیه کنید. با صحبت با سهامداران در مورد جایی که آنها شکاف هایی در تجارت می بینند، در اینجا وضوح زیادی خواهید داشت.

برخی از مسائل رایجی که بسیاری از افراد هنگام تلاش و بررسی نیاز مردم از نرم افزار منابع انسانی به آن ها می یابند:

• فکر نمی کنند هیچ تغییری / فناوری جدیدی لازم است
• مطمئن نیستند که به چه چیزی نیاز دارند (تا زمانی که آن را ببینند یا از آنچه ممکن است آگاه شوند)
• نرم افزاری می خواهند که بتواند همه کارها را انجام دهد – اما از محدودیت های بودجه ای که ممکن است وجود داشته باشد آگاه نیستند

به این دلایل، تلاش برای ارائه گزینه‌ها به تیم‌های خود و تشویق اعضای تیم به رتبه‌بندی ویژگی‌ها به ترتیب اهمیت برای آنها – به منظور سنجش آنچه واقعاً مورد نیاز است، می‌تواند مفید باشد.

به احتمال زیاد هر سیستم منابع انسانی دارای تمام ویژگی‌هایی نیست که همه می‌خواهند، اما با دانستن اینکه کدام ویژگی‌های کلیدی در اولویت هستند، زمان مشورت را کاهش می‌دهید و مطمئن می‌شوید که به انتخاب نرم‌افزار منابع انسانی مناسب بسیار نزدیک‌تر می‌شوید. برخی از ویژگی‌های کلیدی بالقوه برای نرم‌افزار منابع انسانی که ممکن است بخواهید در نظر بگیرید یا با تیم مطرح کنید عبارتند از:

پلتفرم

• گزینه های وب و موبایل – آیا به آنها نیاز داریم؟
• دسترسی به برنامه – یک برنامه چقدر مفید خواهد بود؟
• فقط دسکتاپ – چند نفر فقط از دسکتاپ استفاده می کنند؟

استخدام

• سیستم ردیابی متقاضیان تلفن همراه – آیا متقاضیان در فرآیند استخدام گم می شوند؟ آیا می توان استخدام از راه دور را بهتر مدیریت کرد؟
• قابلیت های مصاحبه ویدیویی – در حال حاضر تنظیم و مدیریت مصاحبه ها چقدر ساده است؟
• پشتیبانی حضوری – آیا کارمندان به طور موثری استفاده می‌کنند؟

تمرکز بر کارمند / منابع انسانی اصلی

• امکان ذخیره ایمن اسناد کارمند – آیا در حال حاضر خطر بالقوه ای در نحوه ذخیره سازی آنها وجود دارد؟
• ابزارهای سلف سرویس کارمندان – آیا دسترسی بیشتر کارمندان به ابزارهای مناسب باعث افزایش تعامل و توانمندسازی آنها می شود تا کنترل سفر شغلی خود را در دست بگیرند؟
• گزینه های تعامل کارکنان – آیا تیم ها درگیر هستند و آیا نرم افزار منابع انسانی می تواند تجربه را بهبود بخشد؟
• گزینه های تشخیص همتا به همتا – آیا کسب و کار از ایجاد فرهنگ تشخیص همتا به همتا سود می برد؟
• زمان بندی تگ جغرافیایی در سیستم – آیا کارمندان از سیستم های ورود فعلی ناامید شده اند؟ آیا ژئو تگ ارزش بررسی دارد؟
• کارکردهای یادگیری و توسعه – آیا کارکنان آموزش نمی بینند، یا بعد از ورود به سیستم، در یادگیری و توسعه پیشرفت نمی کنند؟

تمرکز بر کارمند / منابع انسانی اصلی

• ابزارهای گزارش دهی ساده برای کمک به ردیابی KPI ها – آیا KPI ها در صفحات گسترده نگهداری می شوند و نظارت نمی شوند؟ آیا ردیابی این موارد می تواند عملکرد و مدیریت را افزایش دهد؟
• مدیریت غیبت – آیا غیبت تأثیر منفی بر تجارت دارد؟ آیا می توان از نرم افزار منابع انسانی برای تحلیل و رسیدگی به غیبت ها استفاده کرد؟
• ادغام با سایر برنامه‌های نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید (مانند نرم‌افزار حسابداری یا CRM) – آیا در کسب‌وکار و وظایفی که می‌توان با ادغام‌های مناسب نرم‌افزار منابع انسانی از آن‌ها اجتناب کرد، افت زمان وجود دارد؟

3. هزینه واقعی نرم افزار منابع انسانی چقدر خواهد بود؟

بودجه ای که در اختیار دارید محدودیت هایی را برای نرم افزارهای منابع انسانی که می توانید برای کسب و کار خود انتخاب کنید به همراه خواهد داشت. هزینه نرم‌افزار منابع انسانی در هر ارائه‌دهنده متفاوت است (لطفاً با تیم ما برای راهنمایی بیشتر تماس بگیرید)، اما همه آنها باید (در صورت اجرای صحیح) بازگشت سرمایه، صرفه‌جویی در زمان و هزینه را نشان دهند.

هنگام مقایسه ارائه دهندگان، باید اطمینان حاصل کنید که اهداف نهایی کاهش هزینه و فرآیندهای بهبود یافته محقق خواهد شد. این ممکن است به این معنی باشد که برخی از ویژگی‌هایی که «داشتن آنها خوب است» در هنگام خرید نرم‌افزار منابع انسانی شما گنجانده نمی‌شوند، اما ممکن است سال آینده اضافه شوند. (ما در ادامه مقاله بیشتر در مورد اهمیت مقیاس پذیری نرم افزار منابع انسانی به شما توضیح خواهیم داد).

انتخاب بین ارائه دهندگان

به دلیل تفاوت در هزینه بین بسیاری از ارائه‌دهندگان نرم‌افزار منابع انسانی، دستیابی به کنترل مقایسه «مثل برای مشابه» بسیار مهم است. فهرست کردن هر ارائه دهنده و ویژگی های اصلی آنها و همچنین هزینه می تواند مفید باشد.

• اطمینان حاصل کنید که هزینه واقعی را محاسبه می کنید زیرا بیشتر آنها از “قیمت هر کارمند، در ماه” استفاده می کنند – اما برخی از محاسبات سالانه استفاده می کنند.
• بررسی کنید که قیمت شامل چه مواردی می‌شود، زیرا برخی از آنها شامل مالیات بر ارزش افزوده نمی‌شوند و ممکن است هزینه‌های دیگری مانند پشتیبانی، اجرا و ویژگی‌های اضافی لحاظ نشده باشد.
• فرم‌های وب، شرایط و ضوابط را مرور کنید و با فروشندگان صحبت کنید تا در مورد اینکه چه چیزی در آن گنجانده شده است و چه چیزی نیست، شفاف‌سازی کنید.

4. آیا نرم افزار منابع انسانی ما ادغام های لازم را دارد؟

به احتمال زیاد اگر به دنبال انتخاب بهترین نرم افزار منابع انسانی هستید، متوجه شده اید که سیستم نرم افزار فعلی شما دارای ادغام هایی است که قبلاً تنظیم شده است – یا اینکه ادغام هایی که می خواهید به اندازه کافی برای نیازهای در حال تغییر شما کار نمی کنند.

این اتقابسیار رایج است! در حالت ایده‌آل، فهرستی از ادغام‌های ایده‌آل از طرف سهامداران کلیدی کسب‌وکار خود خواهید داشت.

5. نیازهای منابع انسانی ما در سال های آینده چقدر تغییر خواهد کرد؟

احتمالاً کسب‌وکار شما دائماً در حال رشد است، و این بدان معناست که در نهایت به ویژگی‌های جدیدی از نرم‌افزار منابع انسانی خود نیاز خواهید داشت که هنوز در نظر نگرفته‌اید. این یک وضعیت بسیار رایج است و اکثر ارائه دهندگان نرم افزار منابع انسانی می خواهند انعطاف پذیر باشند و به شما امکان می دهند در صورت نیاز مقیاس کنید.

نرم افزار منابع انسانی را بر اساس نیازهای کسب و کار خود برای 1 تا 5 سال آینده انتخاب کنید، نه فقط در آینده نزدیک.

تغییراتی که ممکن است نیاز داشته باشید:

• تعداد کاربران سیستم
• دسترسی از دستگاه های مختلف
• دسترسی به اکثریت نیروی کار ترکیبی / از راه دور
• دسترسی جهانی / قابلیت چند ارز
• ردیابی دیجیتال یا مدیریت عملکرد
• اتوماسیون پیشرفته / گردش کار
• ابزارهای تعامل کارکنان پیشرفته

ممکن است فوراً به همه این ویژگی‌ها نیاز نداشته باشید، اما باید به آینده کسب‌وکارتان و نیازهاش فکر کنید.

هزینه‌های مبتنی بر نقل‌قول بر اساس فهرست ویژگی‌های شما می‌تواند رقابتی به نظر برسد، اما ممکن است برخی از هزینه‌ها را بیشتر پنهان کنند.

یک ساختار قیمت گذاری ساده را بررسی کنید که نشان می دهد چه چیزی برای چه هزینه ای در نظر گرفته شده است، بنابراین می توانید ایده خوبی از ویژگی های اضافی از بودجه خود داشته باشید. با دانستن اینکه هزینه های بالقوه در آینده چقدر می تواند باشد، بهترین نرم افزار منابع انسانی را برای آینده آماده می کنید.

6. برای خدمات مشتری و پیاده سازی نرم افزار منابع انسانی خود چه انتظاری باید داشته باشیم؟

انتخاب نرم افزار منابع انسانی و سپس عدم توانایی در پیاده سازی آن نشان دهنده یک اشتباه پرهزینه است. به طور مشابه، سیستمی که دارای ایرادات یا اشکالات بدون مراقبت مناسب از مشتری است، می تواند منجر به بی علاقگی نسبت به سیستم یا مجبور به خرید مجدد و شروع مجدد کل فرآیند شود.

سوالات خدمات مشتری برای یک ارائه دهنده نرم افزار منابع انسانی:

• میانگین طول ارتباط با مشتری چقدر است؟
• مشتریان چگونه برای پشتیبانی با شما تماس می گیرند؟
• رایج ترین مسائلی که مشتریان در مورد آنها با پشتیبانی تماس می گیرند چیست؟
• میانگین زمان برای حل یک بلیط چقدر است؟
• آیا می توانیم با برخی از مشتریان فعلی شما صحبت کنیم؟
• چه نوع آموزشی برای کاربران جدید ارائه می دهید؟

سوالات پیاده سازی برای ارائه دهنده نرم افزار منابع انسانی:

• پیاده سازی نرم افزار شما چقدر طول می کشد؟
• در حین اجرا چه نوع حمایتی ارائه می کنید؟
• آیا ما نیاز به ایجاد تغییراتی در زیرساخت فعلی خود خواهیم داشت؟
• پس از اتمام پیاده سازی چه نوع کمکی می توانیم انتظار داشته باشیم؟

7. آیا نرم افزارهای مختلف منابع انسانی را آنطور که باید بررسی کرده ایم؟

تصمیم گیری نهایی در مورد نرم افزار منابع انسانی بهتر است با یک رویکرد سنجیده تحقیق، فهرست کوتاه و آزمایش انجام شود.

تحقیق کردن

اگر فرآیند تحقیق در مورد نرم افزار منابع انسانی را شروع می کنید، نکته اصلی ما این است که تا حد امکان ذینفعان را از بخش های مختلف درگیر کنید. این به شما کمک می کند تا درک بهتری از نیازهای کسب و کار خود داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که همه با تصمیم نهایی موافق هستند. اطمینان حاصل کنید که این شامل کاربران و کارمندان واقعی از همه مناطق می شود تا درک کنند که واقعاً چه چیزی برای آنها مهم است.

این سوالات می تواند به شما در انتخاب نرم افزار منابع انسانی کمک کند:

• مهم ترین ویژگی هایی که از نرم افزار منابع انسانی نیاز دارید چیست؟
• بودجه شما برای نرم افزار منابع انسانی چقدر است؟
• چگونه، چه زمانی و در کجا از نرم افزار در شرکت شما استفاده می شود؟
• به چه نوع ادغام هایی نیاز دارید؟
• در حین اجرا و پس از اجرا به چه نوع حمایتی نیاز دارید و آیا برای این امر برنامه ریزی کرده اید؟
• پس از پخش زنده به چه نوع پشتیبانی مستمر مشتری نیاز دارید؟

سپس ارائه دهندگانی را بیابید که این نیازها را برآورده می کنند(شرکت ریرا نرم افزار های منابع انسانی استاندارد و مطابق با نیازهای شما را ارائه می‌دهد.) ممکن است هنوز جزئیات کامل را نداشته باشید، اما لیست خوبی از ارائه دهندگان خواهید داشت، احتمالاً از جستجوی اولیه وب یا توصیه هایی که می توانید آن را بیشتر اصلاح کنید.

فهرست کوتاه

هنگامی که گزینه های خود را محدود کردید، می توانید شروع به محک زدن آنها در برابر یکدیگر کنید. مطمئن شوید که همه ویژگی‌هایی را که نیاز دارید مقایسه کنید و سعی کنید به هر ارائه‌دهنده به طور عینی نگاه کنید و وارد جزئیات شوید. استفاده از یک الگو برای انجام این کار و اطمینان از اینکه همان افراد در کسب و کار شما در حال مقایسه هستند می تواند بسیار مفید باشد.

آزمایش کردن

در نهایت، توصیه می‌کنیم در صورت وجود یک آزمایش آزمایشی انجام دهید تا بتوانید قبل از تصمیم‌گیری نهایی با یک فرآیند کامل تست، نرم‌افزار را ببینید. سعی کنید و اطمینان حاصل کنید که نرم افزار توسط طیف گسترده ای از افراد، برای مدت زمان مشابه آزمایش می شود تا بتوانید دقیقاً بدانید که چه چیزی از هر فروشنده پیشنهاد می شود.

هنگامی که همه این عوامل را در نظر گرفتید، به خوبی در مسیر انتخاب نرم افزار منابع انسانی برای کسب و کار خود خواهید بود! به یاد داشته باشید که وقت بگذارید، تحقیق کنید و سوالات زیادی بپرسید. نرم‌افزار مناسب منابع انسانی می‌تواند تفاوت بزرگی در بسیاری از بخش‌ها ایجاد کند، بنابراین تصمیمی نیست که ساده گرفته شود. در اینجا یک راهنمای عالی در مورد نحوه مقایسه نرم افزارهای منابع انسانی آورده شده است.

مراحل بعدی

عوامل زیادی در انتخاب نرم افزار منابع انسانی مناسب وجود دارد، اما اینها برخی از برجسته ترین آنها هستند:

• نیازهای کسب و کار شما – خواه ساده یا پیچیده باشند
• قابلیت استفاده – استفاده روزانه برای کارکنان چقدر آسان است
• امکانات یکپارچه سازی – با چه چیز دیگری می تواند ادغام شود؟
• سهولت استفاده – از جمله یک فرآیند پیاده سازی ساده
• ابزارهای گزارش دهی
• حمایت مداوم
• بودجه

هنگامی که نرم افزار منابع انسانی را انتخاب می کنید، مهم است که بسیاری از فروشندگان مختلف را در نظر بگیرید تا مناسب برای کسب و کار خود پیدا کنید. ما یک راهنمای عالی نوشته‌ایم که به شما کمک می‌کند بسته‌های مختلف نرم‌افزار منابع انسانی موجود را تجزیه و تحلیل کنید که ممکن است مفید باشد.

همین امروز برای دریافت سامانه های منابع انسانی و یا مشاوره با ریرا تماس بگیرید ما در مسیر پیشرفت کسب و کار شما در کنارتان هستیم.

ریرا ارائه دهنده انواع پلتفرم های آموزشی با رعایت استاندارد ها, کاربری آسان و پشتیبانی قوی می‌باشد.
راهکارهای هوشمندانه اختصاصی برای توسعه سرمایه های انسانی و رشد کسب و کار شما