برای تحقق این امر، باید برنامه ریزی روزانه داشته باشیم. بدون برنامه ریزی مناسب، خط بین ایده و استراتژی نامشخص می شود و نقشه شما را برای آینده محو می کند. با این حال، وقتی یاد می گیرید که چگونه روز خود را برنامه ریزی کنید، اهداف تعیین کنید و پیشرفت خود را پیگیری کنید، دقیقاً می دانید که برای رسیدن به اهداف خود در کجا ایستاده اید.

خواه به دنبال کاهش حجم کاری زیاد، ایجاد یک عادت جدید، ایجاد یک برنامه کاری پربارتر در خانه یا ایجاد زمان بیشتر برای سرگرمی، درک نحوه برنامه ریزی روزتان برای کنترل و رسیدن به جایی که می خواهید کلیدی است. ریرا در اینجا ده روش برتر برای ایجاد برنامه های روزانه که بهره وری شما را بهبود می بخشد را معرفی می‌کند.

چگونه روز خود برنامه ریزی کنید

یادگیری اینکه چگونه روز خود را برنامه ریزی کنید به این معنی است که از مهارت ها و زمان خود برای استفاده حداکثری از منابع خود استفاده کنید.

از قبل فکر کنید

انسان ها اراده محدودی دارند. هنگامی که سعی می کنید برنامه های روزانه خود را در صبح بنویسید، در ابتدا نیروی اراده خود را تخلیه می کنید. به جای اینکه خود را برای شکست آماده کنید، یاد بگیرید که چگونه روز خود را از شب قبل برنامه ریزی کنید. با آگاهی دادن به اینکه فردا چگونه خواهد بود، از لحظه‌ای که از خواب بیدار می‌شوید، از نظر ذهنی آماده هستید – وقتی برنامه روزانه‌تان آماده و منتظر است، نیازی به هدر دادن زمان و انرژی ندارید.

این لزوماً به معنای برنامه ریزی برای هر دقیقه از روز نیست. همچنین به معنای استفاده از قدرت روتین برای حذف برخی چیزها از بشقاب خود است. دلیلی وجود دارد که استیو جابز و باراک اوباما هر روز یک لباس می پوشیدند. این نوع روتین ها انرژی مغز شما را برای چیزهایی که واقعا مهم هستند ذخیره می کنند – تصمیم گیری های سخت و تمرکز بر اهداف خود.

آداب و رسوم را در آغوش بگیرید

قوی ترین برنامه شما در صبح انجام می شود. در آغوش گرفتن مراسم صبحگاهی ساختار و نظم و انضباط لازم را برای یادگیری نحوه برنامه ریزی روزتان فراهم می کند. همچنین حال و هوای روز شما را تنظیم می کند و طرز فکر شما را به سمت مثبت بودن و بهره وری تغییر می دهد.

مانند هر عادت جدید، مدیریت برنامه شما مستلزم یکپارچگی است تا آن را به ماهیت دوم تبدیل کند. عادت های جدیدی را در برنامه خود بسازید تا به شما یادآوری شود که آنها را به طور مداوم دنبال کنید. با تشریفات عادات جدید، می‌توانید الگوهایی بسازید که با ارزش‌ها و اولویت‌های شما همسو باشد.

کند کردن

همانطور که فناوری می تواند مفید باشد، تسلط بر نحوه برنامه ریزی روز زمان بسیار خوبی برای آنالوگ شدن است. قبل از اینکه هر فناوری را روشن کنید، یک تکه کاغذ بردارید و بنویسید که نتایج نهایی برای یک روز موفق چه خواهد بود. در مرحله بعد، مراحل لازم برای رسیدن به آنجا را یادداشت کنید.

از این مراحل، مواردی را که می‌توانید در یک روز به طور واقع بینانه انجام دهید، انتخاب کنید. با استراحت چند دقیقه ای از هجوم اطلاعات دیجیتال، می توانید با آرامش روی برنامه های روزانه خود تمرکز کنید. این را بخشی از برنامه صبحگاهی خود قرار دهید تا قبل از شروع روز، ذهن خود را در جای درستی قرار دهید.

ابزارهایی را بیابید که برای شما مفید هستند

لازم نیست فناوری را به طور کامل نادیده بگیرید – برنامه ها و ابزارهای مدیریت زمان برای بسیاری از افراد ضروری هستند.

شما تمام ابزارهایی را که برای سازماندهی نیاز دارید و آنچه را که واقعاً از زندگی می خواهید دنبال کنید، در دستان خود دارید. شما نه تنها برای اینکه چگونه روز خود را برنامه ریزی کنید، بلکه چگونه استراتژی و اهداف بزرگتر زندگی را برآورده کنید، طرحی قابل دستیابی دریافت می کنید. این رویکرد شما را از مشغله فعالیت های غیرمتمرکز نجات می دهد. شما پیشرفت واقعی می کنید – حرکت رو به جلو به سمت علایق خود.

از چانک کردن- تقسیم کردن استفاده کنید

وقتی چیزهای زیادی در بشقاب خود دارید، تمرکز روی هر چیزی تقریبا غیرممکن است، خیلی کمتر بر نحوه برنامه ریزی روزتان. استراتژی مدیریت زمان در مرکز روش برنامه ریزی سریع را وارد کنید.

با استفاده از تکنیک تکه تکه کردن، می توانید با منابعی که در اختیار دارید، اهداف واقع بینانه و دست یافتنی تعیین کنید، بدون اینکه خود را خسته کنید. برای تمرین تکه کردن، فعالیت ها و اطلاعات مشابه را در قطعاتی به اندازه لقمه گروه بندی کنید. تکه تکه کردن یکی از بهترین راه‌ها برای ایجاد برنامه‌های روزانه است – متوجه خواهید شد که همه چیز از برنامه‌ریزی روز کاری تا لذت بردن از روزهای تعطیل طبیعی‌تر می‌شود.

حد و مرزها را تعیین کنید

وقتی برای روز کاری خود برنامه ریزی می کنید، برای هر مورد یک بازه زمانی واقع بینانه به خود بدهید و از آن پنجره کوتاه بیایید. تعیین حد و مرز با زمان شما را قادر می سازد تا تمرکز کنید و به پارامترهای برنامه ریزی که برای خود تعیین کرده اید تکیه کنید.

عادت دیگری که باید در روز خود بسازید این است که ذهن و بدن خود را دوباره تنظیم کنید – حتی اگر نمی خواهید. زنگ ساعت را تنظیم کنید تا هر ساعت زنگ بخورد. وقتی زنگ زد، بایستید و کشش دهید تا حالت خود را دوباره تقویت کنید. قبل از بازگشت به سر کار، از خود بپرسید که آیا آن ساعت آخر مثمر ثمر بوده است یا خیر و ساعت بعدی را برای حداکثر نتایج برنامه ریزی کنید.

کار را از زندگی خود در خانه جدا کنید

پس از همه گیری، جابجایی بزرگی در نیروی کار شرکت ها رخ داد. بسیاری از افرادی که قبلا در ساختمان های اداری کار می کردند، اکنون از خانه کار می کنند. در حالی که این کار دارای مزایای مختلفی است، می تواند از برخی چالش ها نیز جلوگیری کند. یکی از این چالش ها این است که چگونه برای روز خود برنامه ریزی کنید، زمانی که کار و بازی شما زیر یک سقف اتفاق می افتد.

چند قدم وجود دارد که می توانید برای حفظ مرزها، برنامه های روزانه خود و انجام کارهای خود بردارید. ابتدا به برنامه صبحگاهی خود پایبند باشید. فقط به این دلیل که به طور فیزیکی وارد دفتر نمی شوید، به این معنی نیست که می توانید برنامه های روزانه خود را از پنجره بیرون بیندازید. دوم، طوری لباس بپوشید که انگار قرار است هر روز سر کار بروید. این شما را در فضای ذهنی مناسب برای روز کاری خود قرار می دهد. سوم، به یاد داشته باشید که استراحت کنید. از روی میزت بلند شو ناهار را در اتاق دیگری بخورید یا در وسط روز به پیاده روی بروید. در نهایت، در پایان روز کاری کار را متوقف کنید. فقط به این دلیل که می توانید از روی کاناپه به کار خود ادامه دهید به این معنی نیست که مجبور باشید.

اقدام عظیمی انجام دهید

همه ما لیست های طولانی از کارهایی که در تلفن هایمان انجام می دهیم یا به یخچال هایمان چسبیده ایم. آنها پر از وظایفی هستند که ما نمی خواهیم انجام دهیم، اما می دانیم که باید انجام دهیم. با این حال، یادگیری اینکه چگونه روز خود را برنامه ریزی کنید مربوط به وظایف روزانه نیست. این مربوط به اقداماتی است که انجام می دهید و شما را به سمت هدفتان سوق می دهد. شما باید لیست کارهای خود را کنار بگذارید و یک برنامه اقدام عظیم (MAP, Massive Action Plan) ایجاد کنید.

نقشه شما به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که فعالیت هایی که در برنامه شما به پایان می رسد هدف گرا هستند و به هدف شما مرتبط هستند. این به هر کاری که انجام می‌دهید معنی می‌دهد – حتی کارهایی که آنها را کوچک می‌دانید – که تمرکز شما را بهبود می‌بخشد و به شما امکان می‌دهد در یک روز کارهای بیشتری انجام دهید.

خودتان را در اولویت قرار دهید

هر چقدر هم وسوسه انگیز است که به خودتان بگویید که فقط به نیازهای شخصی خود «پیش می‌روید»، واقعیت این است که وقتی مشغول می‌شوید، اینها اولین کارهایی هستند که در این اختلاط گم می‌شوند. اولویت دادن به سلامت کلی جسمی، روانی و عاطفی سنگ بنای موفقیت پایدار را تشکیل می دهد، بنابراین آنها را در طول برنامه ریزی روزانه خود فراموش نکنید.

ورزش و تغذیه صحیح به شما انرژی و نشاطی را می دهد که برای روزتان نیاز دارید. عادات مثبتی مانند مدیتیشن یا یوگا بر ذهن و بدن شما متمرکز است. خودمراقبتی به شما زمان می‌دهد تا استراحت کنید و دوباره جمع شوید. اولویت دادن به خود تنبلی نیست – همه این موارد در نهایت برای بهره وری و خلاقیت شما ضروری هستند و بخش مهمی از برنامه ریزی روزانه شما هستند.

از قانون 80/20 پیروی کنید

موفقیت از طریق برنامه ای حاصل می شود که 80 درصد روانی و 20 درصد استراتژیک باشد. این را در هنگام نوشتن برنامه های روزانه خود در نظر داشته باشید. استراتژی اینکه چه زمانی و چگونه کارها را انجام می دهید تحت تأثیر نحوه تفکر شما در مورد آنها است. برای اینکه خود را برای موفقیت آماده کنید، ابتدا روی طرز فکر خود و در مرحله بعد روی استراتژی کار کنید.

پیشنهاد می‌شود مقاله بهترین راهکارهای مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری و عملکرد شخصی را نیز مطالعه کنید.