عوامل زیادی بر روی عملکرد کارمندان در سازمان‌ها تأثیر می‌گذارند. از جمله این عوامل می‌توان به شرایط فرهنگی و اجتماعی سازمان، سطح تحصیلات و تجربه کاری کارمندان، تجهیزات و امکانات موجود در سازمان و… اشاره کرد. اما یکی از مهم‌ترین عواملی که بر عملکرد کارمندان تأثیر گذار است، ارزیابی و بازخورد مداوم است. در این مقاله که توسط تیم ریرا تهیه شده، به بررسی روش‌های بهبود عملکرد با استفاده از بازخورد و ارزیابی کارکنان پرداخته می‌شود.

تعریف بازخورد:

بازخورد به هر نوع اطلاعات یا دیدگاهی گفته می‌شود که برای افراد برای بهبود عملکرد در کار خود، به آن‌ها اعطا می‌شود. بازخورد می‌تواند از منابع مختلفی از جمله مدیران، همکاران، مشتریان یا حتی خود کارمندان جمع‌آوری شود. بازخورد می‌تواند شامل نقاط قوت و ضعف کارکنان، رفتارهای اجتماعی و کاری، عملکرد در وظایف مشخص و… باشد.

اهمیت بازخورد در بهبود عملکرد

بازخورد در بهبود عملکرد کارمندان بسیار مهم و اساسی است. بازخورد مناسب می‌تواند به کارمندان کمک کند تا بتوانند به موارد قابل بهبود توجه کنند، عملکرد خود را بهبود بخشند و در نتیجه باعث افزایش بهره‌وری سازمان شوند. بازخورد به عنوان یک ابزار کارآمد، کارمندان را به سمت بهبود عملکرد و رسیدن به اهداف تعیین شده سازمان هدایت می‌کند.

شیوه‌های جمع‌آوری بازخورد:

برای جمع‌آوری بازخورد از کارمندان، می‌توان از شیوه‌های مختلفی استفاده کرد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

1. مصاحبه شخصی: در این روش، مدیران با کارمندان به صورت شخصی و یک به یک مصاحبه می‌کنند و سعی می‌کنند نظرات، پیشنهادات و نقاط قوت و ضعف آن‌ها را بررسی کنند.
2. نظرسنجی: این روش به منظور جمع‌آوری نظرات کارمندان درباره موضوعات مختلف از جمله عملکرد، رفتار، روابط کاری و… استفاده می‌شود.
3. مشاهده مستقیم: در این روش، مدیران به صورت مستقیم عملکرد کارمندان را مشاهده کرده و پس از آن با کارمندان در مورد نقاط قوت و ضعف آن‌ها صحبت می‌کنند.
4. بازخورد 360 درجه: در این روش، بازخورد از منابع مختلفی از جمله مدیران، همکاران و مشتریان جمع‌آوری می‌شود تا نقاط قوت و ضعف کارمندان به صورت جامع بررسی شود.

نکات مهم در ارائه بازخورد:

ارائه بازخورد به درستی و با استفاده از شیوه‌های مناسب می‌تواند در بهبود عملکرد کارمندان بسیار موثر باشد. در ادامه به برخی از نکات مهم در ارائه بازخورد اشاره می‌شود:

1. بازخورد باید به صورت شفاف و واضح ارائه شود تا کارمندان بتوانند بهتر درک کنند.
2. بازخورد باید به هنگام و در محل مناسبی ارائه شود. برای مثال، اگر بازخورد مربوط به یک پروژه خاص است، بهتر است در محل ملاقاتی که برای بررسی پروژه برگزار می‌شود، بازخورد ارائه شود تا کارمندان بتوانند به راحتی برای بهبود عملکرد خود در این پروژه تلاش کنند.
3. بازخورد باید منطبق با اهداف و استانداردهای سازمان باشد. اگر بازخورد به هدف اصلی سازمان ناآشنا باشد، کارمندان ممکن است بیشتر به آن علاقه‌ای نداشته باشند.
4. از بیانیه‌های منفی و مستقیم در بازخورد بپرهیزید. بهتر است از شیوه‌های مثبت و انگیزشی در ارائه بازخورد استفاده کنید.
5. بهتر است از چندین منبع برای جمع‌آوری بازخورد استفاده کنید. بازخورد می‌تواند از مدیران، همکاران، مشتریان و حتی خود کارمندان جمع‌آوری شود تا بتوانید به بهترین شکل ارائه آن را به کارمندان داشته باشید.
6. بهتر است بازخورد به صورت مداوم ارائه شود. بهتر است به جای ارائه بازخورد در بازه‌های زمانی طولانی، بازخورد را به صورت مداوم در دوره‌های کوتاه‌تر به کارمندان اعطا کنید. این به کارمندان کمک می‌کند تا بهبود عملکرد خود را در دوره کوتاه‌تری انجام دهند.

بهترین شیوه ارائه بازخورد، شیوه موشکافی یا 360 درجه است. در این شیوه، بازخورد از چندین منبع مختلف جمع‌آوری شده و به کارمند ارائه می‌شود. این شیوه، به کارمندان کمک می‌کند تا بتوانند نقاط قوت و ضعف خود را بهتر درک کنند و در نتیجه بهبود عملکرد خود را افزایش دهند.

بازخورد مناسب، یکی از اصلی‌ترین عوامل بهبود عملکرد کارمندان است. به‌طور کلی، بازخورد‌ها می‌توانند به دو دسته عمده تقسیم شوند: بازخورد مثبت و بازخورد منفی.

بازخورد مثبت به عنوان یک تشویق برای افراد برای بهبود عملکردشان، در افزایش اعتماد به نفس و ارتقاء احساس رضایت کمک می‌کند.

بازخورد منفی نیز معمولاً به عنوان یک الگوی تصحیحی برای کارمندان استفاده می‌شود که به آن‌ها کمک می‌کند تا در مورد نقاط ضعف خود اطلاع پیدا کنند و برای بهبود آن‌ها تلاش کنند.

نکته‌ای که در ارائه بازخورد باید در نظر گرفت، این است که این فرآیند باید به صورت روزانه و مداوم انجام شود. کارمندان با توجه به بازخوردهای دریافتی، باید در برنامه‌های تلاش خود تغییراتی را ایجاد کنند و برای بهبود عملکردشان تلاش کنند.

همچنین در ارائه بازخورد، باید از اصول تعدیل استفاده شود. بدین معنا که باید با توجه به سطح توانایی هر کارمند، بازخورد مناسبی ارائه شود. به طور مثال، بازخورد مناسب برای یک کارمند تازه‌کار با سابقه کمتر، بازخوردی است که به او کمک کند تا مهارت‌های پایه را درک کند و بهبودشان دهد، در حالی که برای یک کارمند با سابقه بیشتر، بازخورد باید برای تقویت مهارت‌های پیشرفته‌تری برای او در نظر گرفته شود.

در ارائه بازخورد، باید به دقت به نکات موجود در بازخورد توجه شود. این نکات شامل نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهایی هستند که در بازخورد برای کارمند بیان می‌شوند. باید به دقت به این نکات توجه شود و سعی شود که در فرآیند بهبود عملکرد کارمند، از آن‌ها بهره برده شود.

در نهایت، باید به این نکته توجه داشت که بازخورد یک فرآیند پویاست و باید به صورت دوره‌ای تکرار شود. بازخورد یکباره و یا فقط در زمان‌های اضطراری ارائه نشود، بلکه باید به صورت منظم و در بازه‌های زمانی مناسب تکرار شود. با این کار، کارمندان می‌توانند پیشرفت خود را دنبال کرده و با بهبود عملکرد خود، به رشد و پیشرفت در شغل خود برسند.

در نتیجه، ارائه بازخورد به درستی و با استفاده از شیوه‌های مناسب، می‌تواند به بهبود عملکرد کارمندان و در نتیجه رشد و پیشرفت شرکت کمک شایانی کند.

ریرا ارائه دهنده خدمات منابع انسانی در کنار شماست با ما تماس بگیرید