ارزیابی 360 درجه به عنوان یک ابزار قدرتمند در حوزه منابع انسانی و توسعه سازمانی، نقش حیاتی در بهبود عملکرد و توسعه فردی کارکنان ایفا می‌کند. این نوع ارزیابی شامل دریافت بازخورد از چندین منبع شامل همکاران، مدیران، اعضای تیم و خود فرد می‌باشد. این بازخورد چندگانه به فرد کمک می‌کند تا دیدگاه‌های جامع و متنوعی را نسبت به عملکرد و رفتارهای خود به دست آورد و نقاط قوت و ضعف خود را به طور دقیق‌تری بشناسد.
از ارزیابی 360 درجه به عنوان یکی از موثرترین ابزارهای توسعه منابع انسانی، می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فرآیندهای جانشین‌پروری و توسعه فردی را بهبود بخشند. با استفاده از این ابزار، سازمان‌ها می‌توانند استعدادهای جدید را شناسایی و پرورش دهند و به توسعه لیدرهای آینده کمک کنند. این رویکرد نه تنها به بهبود عملکرد فعلی سازمان کمک می‌کند، بلکه برنامه‌های آینده‌نگرانه و استراتژیک سازمان را نیز تقویت می‌نماید. در اینجا قصد داریم تا پس از بررسی این ارزیابی و بازه های زمانی مناسب اجرای آن، به نقش این ارزیابی در تحلیل 9 باکس و برنامه جانشین پروری بپردازیم که از جمله ابزار و برنامه آینده نگرانه سازمان ها هستند.
اما این ارزیابی، به چه صورتی و در چه بازه های زمانی باید انجام شود تا نتایج مناسبی داشته باشد؟
بازه زمانی مناسب برای اجرای ارزیابی 360 درجه
تعیین بازه زمانی مناسب برای اجرای ارزیابی 360 درجه به عوامل متعددی بستگی دارد که شامل نیازهای سازمان، اهداف ارزیابی و میزان تغییرات در محیط کاری است. با این حال، چندین رویکرد کلی وجود دارد که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بهترین بازه زمانی برای اجرای ارزیابی 360 درجه را انتخاب کنند:
سالانه
اکثر سازمان‌ها تصمیم می‌گیرند که ارزیابی 360 درجه را به صورت سالانه برگزار کنند. این بازه زمانی به اندازه کافی طولانی است که تغییرات و پیشرفت‌های معنادار در عملکرد کارکنان قابل مشاهده باشد و در عین حال به اندازه کافی کوتاه است تا کارکنان بتوانند بازخوردها را در زمان مناسبی دریافت کنند و برای بهبود عملکرد خود اقدام کنند. اجرای سالانه ارزیابی 360 درجه می‌تواند با برنامه‌های ارزیابی عملکرد سالانه سازمان هم‌راستا باشد و به یکپارچگی بیشتر فرآیندهای مدیریتی کمک کند.
نیم‌سالانه
در برخی سازمان‌ها، به ویژه در محیط‌های کاری با سرعت تغییر بالا، ارزیابی 360 درجه ممکن است هر شش ماه یک‌بار اجرا شود. این بازه زمانی کوتاه‌تر اجازه می‌دهد تا بازخوردها سریع‌تر به کارکنان ارائه شود و آنها بتوانند به طور مستمر در جهت بهبود عملکرد خود اقدام کنند. همچنین، ارزیابی نیم‌سالانه می‌تواند به شناسایی سریع‌تر مشکلات و نقاط ضعف کمک کند و اقدامات اصلاحی به موقعی را فراهم آورد.
فصلی
برخی سازمان‌ها به دلیل ماهیت کاری خود و یا برای ایجاد بازخوردهای مکرر و بهبود مستمر، ارزیابی 360 درجه را به صورت فصلی (هر سه ماه یک‌بار) برگزار می‌کنند. این رویکرد به کارکنان کمک می‌کند تا به طور مداوم بازخورد دریافت کنند و فرصت‌های بیشتری برای بهبود عملکرد خود داشته باشند. همچنین، فصلی بودن ارزیابی می‌تواند به شناسایی و رفع مشکلات در کوتاه‌ترین زمان ممکن کمک کند.
البته انتخاب بازه زمانی فصلی، ریسک بالایی دارد. زیرا افراد را در مواجهه با فیدبک های زیادی قرار می دهد که ممکن است با توجه به بازه زمانی، نتوانند به خوبی برای آنها برنامه ریزی کرده و آنها را توسعه دهند و یا اینکه در حین بررسی موضوع و اجرای برنامه ریزی های توسعه ای، مجددا فیدبک مشابه دریافت نمایند و این موضوع منجر به دلسردی آنان شود. بنابراین باید توجه داشته باشیم که اگرچه دریافت بازخورد مستمر مناسب است، اما تکرار زیاد این موضوع خود می تواند چالش هایی به همراه داشته باشد.
در صورت نیاز
برخی سازمان‌ها ارزیابی 360 درجه را به صورت متمرکز بر نیازهای خاص و در زمان‌های بحرانی اجرا می‌کنند. برای مثال، در مواقعی که تغییرات عمده‌ای در سازمان رخ می‌دهد، مانند ادغام، تملک، یا تغییرات مدیریتی، ارزیابی 360 درجه می‌تواند به شناسایی نیازهای جدید و تطبیق کارکنان با شرایط جدید کمک کند. این رویکرد انعطاف‌پذیرتر است و به سازمان اجازه می‌دهد تا بر اساس شرایط و نیازهای جاری، زمان مناسب برای ارزیابی را انتخاب کند.
این موضوع می تواند به بررسی موضوعی مسائل کمک کند، اما یکپارچگی اطلاعات را از بین می برد و منجر می شود تا فیدبک های مبتنی بر وقایع داشته باشیم که باید با توجه به همان موقعیت ها نیز تحلیل و بررسی شوند و الزاما به عنوان اطلاعاتی در خصوص برنامه برای رشد و توسعه افراد نتوان از آنها استفاده کرد.
عوامل تعیین‌کننده بازه زمانی
انتخاب بازه زمانی مناسب برای اجرای ارزیابی 360 درجه باید بر اساس چندین عامل کلیدی انجام شود:
اهداف ارزیابی: اگر هدف ارزیابی شناسایی و بهبود مستمر عملکرد کارکنان است، ممکن است ارزیابی‌های مکرر (مثلاً نیم‌سالانه یا فصلی) مناسب‌تر باشد. اما اگر هدف ارزیابی، بررسی تغییرات و پیشرفت‌های بزرگتر در طول زمان است، بازه زمانی سالانه کافی خواهد بود.
ماهیت سازمان: در سازمان‌های با تغییرات سریع و دینامیک، ارزیابی‌های مکرر ممکن است لازم باشد. اما در سازمان‌های با ثبات‌تر و تغییرات کمتر، ارزیابی‌های سالانه می‌تواند مناسب باشد.
منابع و توانایی اجرایی: ارزیابی 360 درجه نیاز به زمان، منابع و توانایی اجرایی دارد. سازمان‌ها باید بررسی کنند که چقدر قادر به انجام ارزیابی‌های مکرر هستند و آیا منابع کافی برای اجرای صحیح فرآیند دارند یا خیر. این اجرای صحیح، هم در خصوص طراحی درست ارزیابی 360 درجه و هم در خصوص بازخوردها و برنامه های توسعه ای است که پس از برگزاری این ارزیابی تدوین می شود. یکی از موارد مهمی که توسط ارزیابی 360 درجه می توانیم به آن دست یابیم، بررسی پتانسیل افراد و استفاده از این اطلاعات در برنامه ریزی های آینده افراد است.
ارزیابی 360 درجه و گزارش 9 باکس
تحلیل 9Box یک ابزار مدیریت منابع انسانی است که برای ارزیابی عملکرد و پتانسیل کارکنان استفاده می‌شود. این ابزار به مدیران و تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا کارکنان را در دو بعد عملکرد (Performance) و پتانسیل (Potential) ارزیابی کنند. ماتریس 9Box به صورت یک شبکه 3 در 3طراحی شده است که کارکنان را بر اساس ترکیب این دو معیار در نه خانه مختلف دسته‌بندی می‌کند. این ابزار می‌تواند به تصمیم‌گیری‌های مهمی مانند ارتقاء، جانشین‌پروری، و برنامه‌ریزی توسعه فردی کمک کند.
نحوه پیاده‌سازی تحلیل 9 باکس
جمع‌آوری داده‌ها:
اطلاعات مربوط به عملکرد و پتانسیل کارکنان را از منابع مختلف مانند ارزیابی‌های عملکرد، بازخوردهای 360 درجه جمع آوری نمایید.
داده های مدیریت عملکرد:
عملکرد کارکنان را بر اساس معیارهای مشخص و قابل اندازه‌گیری که از برنامه های مدیریت عملکرد جمع آوری کرده اید، به عنوان یکی از محورهای این ماتریس در نظر بگیرید.
ارزیابی پتانسیل:
پتانسیل کارکنان را بر اساس معیارهایی مانند توانایی یادگیری، توانایی رهبری، و استعدادهای ویژه ارزیابی کنید. در اینجا می توانید از مدل ارزیابی 360 شایسته محور، مانند ارزیابی 360 ریرا استفاده نمایید.
در نهایت با توجه به این اطلاعات، 9 باکس حاصل می تواند به شما در تحلیل افراد و نقش های آنان در آینده کمک نماید. ماتریس و تحلیل 9 باکس، که می توانید آن را به وسیله پلتفرم ارزیابی ریرا هم برای مجموعه خود داشته باشید، افراد را در دسته بندی های زیر قرار می دهد
عملکرد بالا/پتانسیل بالا
این کارکنان ستاره‌های سازمان محسوب می‌شوند. آنها هم اکنون عملکرد بالایی دارند و پتانسیل رشد و توسعه بیشتری نیز دارند. این گروه برای برنامه‌های جانشین‌پروری و توسعه رهبری ایده‌آل هستند.
عملکرد بالا/پتانسیل متوسط
این افراد عملکرد خوبی دارند، اما پتانسیل محدودی برای پیشرفت به سطوح بالاتر دارند. این کارکنان می‌توانند در نقش‌های تخصصی و مشاوره‌ای باقی بمانند.
عملکرد بالا/پتانسیل پایین
این کارکنان عملکرد بالایی دارند اما پتانسیل محدودی برای پیشرفت به سطوح بالاتر دارند. این افراد می‌توانند در نقش‌های فعلی خود باقی بمانند و به عنوان متخصصان حوزه‌های خاص به کار گرفته شوند.
عملکرد متوسط/پتانسیل بالا
این افراد پتانسیل بالایی دارند ولی عملکرد کنونی‌شان متوسط است. با برنامه‌های توسعه مناسب، آنها می‌توانند به ستاره‌های آینده تبدیل شوند.
عملکرد متوسط/پتانسیل متوسط
این کارکنان در حد متوسطی از عملکرد و پتانسیل قرار دارند. می‌توان با برنامه‌های توسعه محدود، عملکرد و پتانسیل آنها را بهبود بخشید.
عملکرد متوسط/پتانسیل پایین
این کارکنان عملکرد و پتانسیل محدودی دارند. آنها برای نقش‌های خاص و با نظارت بیشتر مناسب هستند.
عملکرد پایین/پتانسیل بالا
این افراد پتانسیل بالایی دارند ولی در حال حاضر عملکرد پایینی دارند. با ارائه بازخورد و برنامه‌های توسعه‌ای، آنها می‌توانند به عملکرد بهتری دست یابند.
عملکرد پایین/پتانسیل متوسط
این افراد عملکرد پایینی دارند و پتانسیل متوسطی دارند. نیاز به نظارت بیشتر و برنامه‌های توسعه‌ای دارند.
عملکرد پایین/پتانسیل پایین
این افراد نه عملکرد خوبی دارند و نه پتانسیل زیادی برای بهبود. در صورت عدم بهبود، ممکن است نیاز به تصمیمات سختگیرانه‌ای مانند جایگزینی باشد.
به کمک گزارش 9 باکس، شما می توانید تصمیم سازی ها و تصمیم گیری های مهمی در مجموعه خود داشته باشید. این ابزار به مدیران کمک می‌کند تا استعدادهای بالقوه را شناسایی کرده و برنامه‌های توسعه‌ای مناسب برای آنها طراحی کنند. تحلیل 9Box به شناسایی افرادی که قابلیت تصدی در موقعیت‌های کلیدی را دارند، کمک می‌کند. با دسته‌بندی کارکنان بر اساس عملکرد و پتانسیل، مدیران می‌توانند برنامه‌های توسعه‌ای هدفمندی برای بهبود عملکرد طراحی کنند. این ابزار به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات استراتژیکی مانند ارتقاء، انتقال، و تخصیص منابع انسانی را بر اساس داده‌های معتبر و تحلیل‌های دقیق اتخاذ کنند.
نقش ارزیابی 360 درجه در برنامه جانشین‌پروری
یکی از موضوعات چالشی به ویژه در سازمان های بالغ، برنامه جانشین پروری است. این برنامه تضمین کننده ثبات راهبری آینده سازمان و پیشروی استراتژی سازمان است. ارزیابی 360 درجه از جمله مواردی است که بر این موضوع تاثیر دارد و از اطلاعات آن می توان در این مسیر استفاده کرد.
برنامه جانشین‌پروری به مجموعه‌ای از فرآیندها و اقدامات استراتژیک اطلاق می‌شود که سازمان‌ها برای شناسایی و توسعه کارکنانی که پتانسیل‌های لازم برای تصدی موقعیت‌های کلیدی و حیاتی را دارند، به کار می‌گیرند. این برنامه با هدف ایجاد یک مسیر شفاف و برنامه‌ریزی شده برای انتقال مسئولیت‌ها و نقش‌های مدیریتی به نسل بعدی مدیران و رهبران، طراحی می‌شود. از طریق برنامه جانشین‌پروری، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که در صورت خروج ناگهانی یا برنامه‌ریزی شده یک مدیر ارشد یا کلیدی، جایگزینی آماده و توانمند در دسترس باشد.
اجرای موفقیت‌آمیز برنامه جانشین‌پروری مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد. نخست، این برنامه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از ایجاد خلاء‌های مدیریتی و اختلالات ناشی از تغییرات ناگهانی جلوگیری کنند. با داشتن یک مسیر روشن برای جانشین‌پروری، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند انتقال مسئولیت‌ها را به صورت هماهنگ و بی‌دغدغه انجام دهند. دوم، برنامه جانشین‌پروری به بهبود عملکرد سازمانی کمک می‌کند، زیرا کارکنان با مشاهده فرصت‌های توسعه و رشد، انگیزه بیشتری برای بهبود عملکرد خود خواهند داشت. سوم، این برنامه می‌تواند به جذب و نگهداشت استعدادهای برتر کمک کند، زیرا نشان‌دهنده تعهد سازمان به توسعه حرفه‌ای کارکنان است.
برنامه جانشین‌پروری به دلیل تأثیرات بلندمدت و استراتژیکی که بر سازمان دارد، از اهمیت و حساسیت بالایی برخوردار است. یکی از دلایل این حساسیت، نیاز به شناسایی دقیق و صحیح کارکنانی است که پتانسیل لازم برای تصدی موقعیت‌های کلیدی را دارند. انتخاب نادرست افراد می‌تواند به بروز مشکلات جدی در آینده منجر شود. همچنین، فرآیند توسعه و آموزش جانشینان نیازمند زمان و منابع قابل توجهی است و هرگونه اشتباه در این زمینه می‌تواند هزینه‌های بالایی برای سازمان داشته باشد. از این رو، برنامه جانشین‌پروری باید با دقت، برنامه‌ریزی و نظارت مستمر اجرا شود تا اطمینان حاصل شود که سازمان همواره آماده مواجهه با تغییرات مدیریتی است.
ارزیابی 360 درجه می‌تواند به طور قابل توجهی در بهبود و اثربخشی برنامه جانشین‌پروری سازمان‌ها کمک کند. این ارزیابی که شامل بازخورد جامع و چندوجهی از شایستگی ها، توانایی‌ها و پتانسیل‌های فردی است، می‌تواند به شناسایی دقیق‌تر افرادی که پتانسیل لازم برای تصدی موقعیت‌های کلیدی را دارند، کمک کند. این فرآیند به مدیران و تصمیم‌گیران اجازه می‌دهد تا بر اساس اطلاعات دقیق و معتبر، تصمیمات بهتری در مورد جانشین‌پروری بگیرند.
اطلاعات حاصل از ارزیابی 360 درجه می‌توانند به چندین روش در برنامه جانشین‌پروری مورد استفاده قرار گیرند:
طراحی مسیرهای توسعه شناسایی نقاط قوت و ضعف
ارزیابی 360 درجه به شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان کمک می‌کند. با استفاده از این اطلاعات، سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های توسعه فردی مناسبی برای کارکنان طراحی کنند که به تقویت نقاط قوت و بهبود نقاط ضعف منجر شود. این امر به آماده‌سازی بهتر جانشینان بالقوه برای نقش‌های کلیدی کمک می‌کند.
اطلاعات جامع و دقیق ارزیابی 360 درجه می‌توانند به طراحی مسیرهای توسعه و آموزش شخصی‌سازی شده کمک کنند. این مسیرها می‌توانند شامل دوره‌های آموزشی، کارگاه‌ها، پروژه‌های چالش‌برانگیز و فرصت‌های مربیگری باشند که به تقویت مهارت‌ها و توانمندی‌های لازم برای تصدی نقش‌های مدیریتی و کلیدی کمک می‌کنند.
ارزیابی مستمر و پیگیری پیشرفت
ارزیابی 360 درجه می‌تواند به عنوان یک ابزار ارزیابی مستمر و پیگیری پیشرفت مورد استفاده قرار گیرد. این ارزیابی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور منظم پیشرفت کارکنان را بررسی کرده و بر اساس نتایج، برنامه‌های توسعه را تنظیم و به‌روزرسانی کنند. این رویکرد پویا و منعطف به بهبود مستمر و آمادگی بیشتر جانشینان کمک می‌کند.
با دانستن این ویژگی ها، این موضوع برایمان شفاف تر می شود که ارزیابی 360 درجه باید به درستی طراحی و پیاده سازی شود. استفاده از متدهایی که صرفا به مقایسه افراد با هم می پردازد، در اینجا هیچ ارزش افزوده ای نخواهد داشت. بلکه این موضوع مهم است که هر فرد، در جایگاه خود می بایست چه ویژگی هایی داشته باشد و در ابراز این ویژگی ها، چگونه عمل می کند. به علاوه نگاه تک بعدی و تحلیل تک بعدی اطلاعات نیز کارساز نیست و باید شایستگی ها را با تاثیری که بر هم دارند و همچنین درجه سختی یادگیری آنان در نظر گرفت و بررسی کرد.
برای بهره‌برداری مؤثر از اطلاعات ارزیابی 360 درجه در برنامه جانشین‌پروری، سازمان‌ها می بایست تحلیل دقیق داده‌های ارزیابی 360 درجه را انجام داده و به شناسایی الگوها و روندهای عملکردی بپردازند. این تحلیل‌ها می‌توانند به مدیران و مسئولان توسعه منابع انسانی کمک کنند تا تصمیمات بهتری در مورد جانشین‌پروری بگیرند. بر اساس اطلاعات ارزیابی 360 درجه، نقشه‌های توسعه فردی برای کارکنان طراحی شود. این نقشه‌ها شامل اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت، فعالیت‌های توسعه‌ای و شاخص‌های ارزیابی عملکرد باشند.
همچنین سازمان‌ها باید فرهنگ بازخورد مستمر و سازنده را ترویج دهند. این امر به کارکنان کمک می‌کند تا بازخوردها را به عنوان فرصتی برای رشد و بهبود در نظر بگیرند و به توسعه مستمر خود متعهد باشند. همچنین ارائه بازخورد مستمر و درست موجب ایجاد اعتماد میان افراد می شود و احساس ناامنی در مجموعه را کاهش می دهد.
ارزیابی 360 درجه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند جانشین‌پروری خود را با دقت و اثربخشی بیشتری مدیریت کنند و از این اطلاعات در راستای توسعه فردی و برنامه های آینده نگرانه سازمان بهره مند شوند. بنابراین با برگزاری یک ارزیابی 360 درجه درست و مناسب و تکرار آن در بازه های زمای معنادار، خواهیم توانست برنامه های توسعه ای مناسب برای افراد که در راستای رشد و توسعه سازمان هستند، داشته باشیم. برای آشنایی بیشتر با سامانه ارزیابی 360 شرکت ریرا می توانید صفحه معرفی این محصول را مشاهده نمایید.