یکی از موارد چالش برانگیز در هدف گذاری، به ویژه هدف گذاری به روش OKR، تفاوت قائل شدن میان آن، وظیفه و شاخص های کلیدی عملکرد یا همان KPI است. در سال های ابتدایی ورود OKR به دنیای کسب و کار ایران شاهد بودیم که در برخی شرکت ها این موارد به جای یکدیگر تعریف شده و حتی در صورتیکه تیمی OKR و KPI را به طور همزمان تعیین کرده و بررسی می کردند، مورد نقد برخی از دوستان قرار می گرفتند.

با افزایش آگاهی و انتقال اطلاعات، امروزه این موضوع را کمتر شاهد هستیم. در این پست تلاش کردیم تا هر کدام از این موارد را بررسی کرده و همچنین به بررسی تفاوت میان آنها بپردازیم. همانطور که می دانید، هر یک از این پارامترها با اهمیت بوده و در جایگاه خود کاربرد دارند. بنابراین نباید آنها را جایگزین یکدیگر دانست و به جای یکدیگر، آنها را در نظر گرفت و اندازه گیری کرد.

وظایف:

وظایف، اقدامات یا فعالیت های خاصی هستند که برای رسیدن به یک یا چند هدف باید تکمیل شوند. آنها مراحل یا تکالیفی هستند که به پیشرفت کلی یک پروژه و هدف کمک می کنند. وظایف معمولاً ملموس و قابل اجرا هستند و در شرح شغلی یک شغل به آنها اشاره می شود. وظایف شامل کارهایی هستند که شما روزانه (یا در بازه های زمانی مشخص) به انجام آنها می پردازید.

بنابراین ویژگی وظایف را می توان اینطور بیان کرد:

• وظایف، اقدامات یا فعالیت های خاصی هستند که برای رسیدن به یک هدف باید تکمیل شوند.
• وظایف اغلب مراحل ریز و قابل اجرا هستند که به تکمیل یک پروژه یا دستیابی به یک هدف کمک می کنند.
• وظایف بر اجرای فعالیت های خاص در یک بازه زمانی مشخص متمرکز شده و برای عملیات روزانه و مدیریت پروژه ضروری می باشند.

مثال: در نظر بگیرید میخواهیم کتابی را چاپ کنیم، در اینجا تایپ صفحات کتاب در روز یک کار یا وظیفه است. سایر وظایف مربوط به نوشتن کتاب ممکن است شامل انجام تحقیق، ترسیم فصل‌ها و ویرایش پیش‌نویس‌ها باشد.

KPI ها (شاخص های کلیدی عملکرد):

KPIها معیارهای قابل اندازه گیری هستند که برای ارزیابی عملکرد یک کار، فرآیند یا پروژه استفاده می شوند. آنها داده های قابل اندازه گیری را ارائه می دهند که نشان می دهد آیا کارها به شکل خاصی و با استاندارد مطلوب انجام شده اند یا خیر. KPIها به عنوان معیارهایی برای عملکرد عمل می کنند و به ردیابی پیشرفت به سمت اهداف، به وسیله بررسی درست کارها، کمک می کنند. شما به وسیله KPIها به دیگران می گویید که یک کار را چگونه به درستی انجام دهند و یا با چه معیارهایی می توانند بگویند که وضعیت خوب یا بد است.

بنابراین ویژگی KPIها را می توان اینطور بیان کرد:

• شاخص‌های کلیدی عملکرد معیارهای قابل اندازه‌گیری هستند که منعکس‌کننده عوامل حیاتی و موفقیت امروز یک سازمان هستند.
• KPIها برای ارزیابی موفقیت یک سازمان یا فعالیت خاصی که استفاده می شوند.
• KPIها برای نظارت بر عملکرد، در درجه اول برای ردیابی پیشرفت به سمت اهداف استفاده می شوند.

مثال: در مثال نوشتن یک کتاب، شاخص های کلیدی عملکرد می توانند شامل معیارهایی مانند تعداد صفحات نوشته شده در روز، دقت متن (اندازه گیری شده با تعداد اشتباهات) و رعایت برنامه زمان بندی انتشار باشد.

اهداف و نتایج کلیدی یا همان OKR:

OKRها چارچوبی برای تعیین هدف و خروجی مطلوب هستند که اهداف (آنچه باید به دست آید) و نتایج کلیدی (نحوه سنجش موفقیت) را با در نظر گرفتن تمرکز، همسویی و مسئولیت پذیری در سازمان یا تیم تعریف می کند. بر خلاف KPI که عملکرد را اندازه گیری می کند، OKR ها نتایج مورد نظر و اقدامات خاص مورد نیاز برای دستیابی به آنها را بیان می کنند.

بنابراین ویژگی OKRها را می توان اینطور بیان کرد

• یک هدف بلندپروازانه، چالشی یا نوآورانه است که باید در یک چارچوب زمانی تعیین شده به دست آید و جهت، هدف و خروجی نهایی را بیان می کند.
• OKR ها با تعیین اهداف بلندپروازانه و نتایج قابل اندازه گیری بر روی همسویی، تعامل و چابکی در یک سازمان تمرکز می کنند.
• به افزایش تاب آوری در کسب و کار کمک می کنند.

مثال: در مثال انتشار یک کتاب، تبدیل شدن به یک نویسنده شناخته شده، می تواند از این جنس باشد. نتایج کلیدی می تواند شامل دستیابی به تعداد معینی از فروش کتاب در ماه اول انتشار، کسب نظرات مثبت از منابع معتبر و دریافت دعوت نامه برای سخنرانی در رویدادهای ادبی باشد.

OKR ها معمولاً در سطح سازمانی، تیمی یا فردی تنظیم می شوند و بر روی همسویی استراتژیک و تعیین اهداف بلند پروازانه متمرکز هستند. KPI اغلب برای اندازه گیری عملکرد یک فرآیند خاص، بخش یا سازمان و وظایف در سطح عملیاتی تعیین می شوند و بر اجرای فعالیت های خاص در یک پروژه یا عملیات روزانه متمرکز هستند.

به کارگیری همزمان OKR و KPI

استفاده از OKR (اهداف و نتایج کلیدی) و KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) می‌تواند برای یک شرکت بسیار سودمند باشد، زیرا آنها اهداف مکمل عملکردی، همسویی و پیاده سازی استراتژی را با هم در اختیار شما قرار می دهند. در اینجا به چگونگی استفاده از OKR و KPI در کنار هم می پردازیم.

همسویی اهداف استراتژیک و سنجش عملکرد

OKR ها: اهداف و خروجی های بلندپروازانه که با اهداف و مأموریت استراتژیک شرکت هماهنگ باشد و جهت و وضوح را در سراسر سازمان نشان دهند، مشخص کرده و ترویج می دهند.

شاخص های کلیدی عملکرد: معیارهای قابل سنجشی را ارائه می کنند که عملکرد و پیشرفت به سمت اهداف استراتژیک را ردیابی می کند و تضمین می کند که شرکت در مسیر دستیابی به نتایج دلخواه خود قرار دارد.

متعادل کردن اهداف آرمانی با نتایج قابل اندازه گیری

OKR ها: تیم ها را تشویق کنید تا اهداف بلندپروازانه و الهام بخشی را تعیین کنند که مرزها را جابجا کرده و الهام بخش نوآوری و رشد باشد.

KPI: شاخص‌های مشخص و قابل اندازه‌گیری را ارائه می‌کند که منعکس‌کننده عوامل حیاتی موفقیت سازمان است و امکان اندازه‌گیری پیشرفت و عملکرد را بر اساس معیارهای تعیین‌شده فراهم می‌کند.

تمرکز در پیش روی، مسئولیت پذیری و اجرا

OKR ها: با تعیین اهداف شفاف و سطح بالا و نتایج کلیدی قابل اندازه گیری که سازمان را به جلو سوق می دهد، تمرکز، مسئولیت پذیری و همسویی را تقویت کنید.

KPI ها: تیم ها را قادر می سازد تا عملکرد را نظارت و مدیریت کنند و درک روشنی از آنچه باید امروز به دست بیاورند داشته باشند.

افزایش مشارکت و انگیزه کارکنان

OKR ها: با ایجاد حس روشنی از هدف و جهت، کارمندان را درگیر کرده و تلاش های آنها را با اولویت های استراتژیک شرکت هماهنگ کنید.

شاخص های کلیدی عملکرد: عملکرد فردی و تیمی را به نمایش می گذارند، دستاوردها را به رسمیت می شناسند و فرهنگ مسئولیت پذیری و بهبود مستمر را در بازه های زمانی کوتاه تری توسعه می دهند.

تشویق چابکی و سازگاری

OKR ها: با تشویق به بازبینی منظم و انطباق اهداف برای پاسخگویی به شرایط متغیر بازار و اولویت های تجاری، چابکی در سیستم را تقویت کرده و همچنین گلوگاه های چابکی را نشان می دهند.

KPI: بینش‌های بی‌درنگ درباره عملکرد ارائه می‌کند، که امکان تصمیم‌گیری فوری فراهم می کنند.

ارائه دیدگاهی جامع از عملکرد

OKR ها: دیدگاهی از دستیابی به اهداف استراتژیک ارائه می دهند و حس هدف و جهت را در سراسر سازمان تقویت می کنند. همچنین نشان می دهند که آیا به اهداف بلند مدت تر خود می توانیم پایبند باشیم و آیا در راستای آنها در حال حرکت هستیم؟

KPI ها: یک دید کمی از عملکرد ارائه می دهند که امکان اندازه گیری و مدیریت جنبه های خاص کسب و کار را فراهم می کند.

تشویق به بهبود مستمر و یادگیری

OKR ها: با تعیین اهداف چالش برانگیز و در عین حال دست یافتنی که باعث نوآوری و رشد می شود، فرهنگ یادگیری و بهبود را ترویج دهید.

KPI: بهبود مستمر را با ارائه بینش های مبتنی بر داده در مورد عملکرد، برجسته کردن مناطق برای بهینه سازی و بهبود، تسهیل می کند.

شرکت‌ها با به‌کارگیری هر دو OKR و KPI می‌توانند به طور مؤثر اهداف استراتژیک را با اندازه‌گیری عملکرد، تمرکز، مسئولیت‌پذیری و اجرا هماهنگ کنند و فرهنگ چابکی، تعامل و بهبود مستمر را تقویت کنند. این رویکرد یکپارچه می تواند منجر به افزایش اجرای استراتژیک، بهبود عملکرد و رشد پایدار برای سازمان شود.

چالش ها

در حالی که استفاده از OKR و KPI با هم می تواند مزایای قابل توجهی را به همراه داشته باشد، چالش های بالقوه ای وجود دارد که سازمان ها ممکن است هنگام پیاده سازی و مدیریت این چارچوب ها با آن مواجه شوند. برخی از چالش ها عبارتند از:

تضاد در اولویت ها:

متعادل کردن ماهیت آرمانی OKR ها با تمرکز تاکتیکی تر KPI ها می تواند منجر به تضاد در اولویت ها شود. تیم‌ها ممکن است دستیابی به KPIهای کوتاه‌مدت را بر پیگیری OKR‌های بلندمدت اولویت دهند، که به طور بالقوه اهداف استراتژیک را تضعیف می‌کند.

اندازه گیری مضاعف:

مدیریت تعداد زیادی از OKR ها و KPI ها می تواند منجر به اندازه گیری بیش از حد شود و تمرکز تیم ها بر روی حیاتی ترین اهداف و شاخص های کلیدی عملکرد را دشوار می کند. این می تواند تاثیر هر دو چارچوب را کمرنگ کند و منجر به سردرگمی شود.

عدم همسویی:

اطمینان از همسویی بین OKR و KPI در سطوح مختلف سازمان، از استراتژیک تا عملیاتی، می تواند چالش برانگیز باشد. ناهماهنگی می تواند منجر به تلاش های پراکنده شود و مانع از توانایی سازمان برای دستیابی به اهداف کلی شود.

کیفیت و در دسترس بودن داده ها:

به دست آوردن داده های دقیق و به موقع برای اندازه گیری موثر می تواند یک چالش باشد، به خصوص اگر منابع اطلاعتی متفاوت یا غیر قابل اعتماد باشند. کیفیت پایین داده ها می تواند اعتبار و سودمندی این چهارچوب ها را تضعیف کند.

تعیین اهداف غیر واقعی:

خطر تنظیم OKR های بیش از حد جاه طلبانه که به طور واقع بینانه در چارچوب زمانی درست تعریف نشده همواره وجود دارد. اگر اهداف به طور مداوم دست نیافتنی باشند، این می تواند منجر به بی انگیزگی و احساس شکست در بین تیم ها شود. همچنین این دیدگاه در میان افراد تقویت کند که OKR چهارچوبی نامناسب است و بهتر است تنها از KPI استفاده نمایند.

مقاومت در برابر تغییر:

اجرای OKR ها و KPI ها مستلزم یک تغییر فرهنگی به سمت شفافیت بیشتر، مسئولیت پذیری و تمرکز بر نتایج است. مقاومت در برابر این تغییر از سوی کارکنانی که به رویکردهای مدیریت عملکرد سنتی عادت کرده‌اند، می‌تواند مانع از پذیرش موفقیت‌آمیز آن شود و پیاده سازی این چهارچوب ها را با چالش های اساسی مواجه نماید.

تاکید بیش از حد بر معیارها:

خطر تأکید بیش از حد بر روی برآورده ساختن KPIها می تواند منجر به تمرکز بر عملکرد کوتاه مدت به قیمت به خطر انداختن اهداف استراتژیک بلند مدت شود که به طور بالقوه موفقیت کلی سازمان، به ویژه در آینده را به خطر می اندازد.

تخصیص منابع:

ایجاد تعادل بین تخصیص منابع بین دستیابی به KPIهای کوتاه مدت و پیگیری OKRهای بلند مدت می تواند چالش برانگیز باشد. اگر این دو چارچوب به طور مؤثر یکپارچه نباشند، ممکن است تخصیص نادرست منابع رخ دهد.

پرداختن به این چالش ها نیازمند برنامه ریزی مدبرانه، ارتباطات شفاف و مدیریت مستمر و تسهیل گری مناسب در سازمان است. سازمان‌هایی که با موفقیت از این چالش‌ها عبور می‌کنند، می‌توانند از قدرت ترکیبی OKR و KPI برای هدایت اجرای استراتژیک، بهبود عملکرد و پرورش فرهنگ بهبود مستمر و نوآوری استفاده کنند.

کاهش چالش‌های مرتبط با استفاده از OKR و KPI به یک رویکرد آگاهانه و استراتژیک نیاز دارد. در اینجا چند استراتژی وجود دارد که سازمان ها می توانند برای مقابله موثر با این چالش ها به کار گیرند:

ارتباطات و آموزش شفاف:

ارائه آموزش جامع در مورد هدف، مزایا و بهترین شیوه های OKR و KPI و آموزش تفاوت ها، ماهیت مکمل و اهمیت استراتژیک هر دو چارچوب می تواند به همسو کردن درک و انتظارات در سراسر سازمان کمک کند.

یکپارچگی:

اطمینان حاصل کنید که OKRها و KPIها در تمام سطوح سازمان همسو و یکپارچه هستند. پیوندهای واضحی بین OKRهای استراتژیک سطح بالا و KPIهای متناظر، که به سطوح دپارتمان و فردی کاهش می‌یابد، ایجاد کنید تا تلاش‌های منسجمی را به سمت اهداف مشترک هدایت کنید.

ایجاد تعادل:

یک رویکرد متعادل برای تعیین هدف داشته باشید. بر اهمیت پیگیری OKRهای بلند مدت بدون غفلت از دستیابی به KPIهای کوتاه مدت تأکید کنید.

بررسی و تنظیم منظم:

بازبینی منظم OKRها و KPIها را برای ارزیابی پیشرفت، شناسایی چالش‌ها و انجام تنظیمات لازم حتما در برنامه و تقویم کاری خود داشته باشید. این رویکرد تکراری امکان چابکی و سازگاری را فراهم می‌کند و تضمین می‌کند که اهداف و شاخص‌های عملکرد مرتبط و قابل دستیابی هستند.

تضمین کیفیت داده ها:

برای اطمینان از اینکه داده های مورد استفاده برای اندازه گیری KPI ها دقیق، به موقع و قابل اعتماد هستند، روی فرآیندهای تضمین کیفیت داده کار کنید.

مدیریت تغییر و تحول فرهنگی:

فرهنگ شفافیت، پاسخگویی و بهبود مستمر را برای حمایت از اجرای موفقیت آمیز OKRها و KPIها پرورش دهید.

سادگی و تمرکز:

برای حفظ تمرکز و وضوح، تعداد OKR و KPI را کنترل کنید. بر اهمیت و ارجحیت کیفیت بر کمیت تاکید کنید و اطمینان حاصل کنید که تیم‌ها تحت تأثیر تعداد زیادی از اهداف و معیارهای عملکرد قرار نخواهند گرفت.

شناسایی عملکرد و بازخورد:

سیستمی برای شناسایی و پاداش دادن به تیم ها و افراد بر اساس مشارکت آنها در هر دو OKR و KPI ایجاد کنید. ارائه بازخورد و ایفای نقش تسهیل گری و مربیگری منظم برای حمایت از بهبود مستمر و ایجاد انگیزه در تیم ها برای دستیابی به اهدافشان بسیار مهم است. در نظر داشته باشید که پاداش صرفا مالی نیست!

بهینه سازی تخصیص منابع:

تخصیص منابع را با همسو کردن سرمایه گذاری ها و تلاش ها با OKRهای بلند مدت و KPIهای کوتاه مدت بهینه کنید. اطمینان حاصل کنید که منابع به صورت استراتژیک برای حمایت از دستیابی به اهداف کلی و در عین حال رفع نیازهای عملکرد فوری تخصیص داده شده است.

تعهد و پشتیبانی تیم راهبری:

تعهد و پشتیبانی تیم راهبری برای اجرای OKRها و KPIها بسیار مهم بوده و نقش موثری در انگیزه اعضای تیم دارد. رهبران باید فعالانه از چارچوب ها دفاع کنند، استفاده از آنها را مثال بزنند، و اهمیت آنها را در پیشبرد موفقیت سازمانی تقویت کنند و در گفتگوهای خود با اعضای تیم از آنها صحبت کنند.

با استفاده از این استراتژی‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به طور موثر چالش‌های مرتبط با استفاده از OKR و KPI را کاهش داده و فرهنگ تعالی عملکرد، همسویی استراتژیک و بهبود مستمر را تقویت کنند. این رویکرد یکپارچه می تواند باعث موفقیت پایدار و ایجاد مزیت رقابتی در محیط کسب و کار پویای امروزی شود.

همانطور که اشاره شد هر یک از این پارامترها در جایگاه خود بسیار اهمیت دارند و با توجه به سطوح سازمانی، اهداف سازمان و تیم، فرهنگ سازمانی و عواملی دیگر می بایست تعیین و رصد شوند. بسیار مهم است که از هر نوع هدف گذاری که در سازمان استفاده می کنیم و یا اگر از چندین مدل هدف گذاری در سطح سازمان و یا بخش های مختلف استفاده می نماییم، اصل یکپارچگی را در نظر داشته باشیم و از فاصله افتادن میان افراد و اهداف با مدیریت صحیح سیستم های هدف گذاری دوری کنیم.