پیاده سازی OKR (اهداف و نتایج کلیدی) برای همسوسازی اهداف و ردیابی پیشرفت در سازمان ها می تواند بسیار مفید باشد. این مدل برنامه ریزی استراتژیک به شما کمک می کند تا حوزه تمرکز سازمان، واحد، تیم یا خودتان را مشخص کنید و بدانید با وجود کارهای روزانه و درگیری های همه روزه، به کدام سمت و سو در حرکت هستید. 

اما مانند همه فرایندها و سیستم ها، پیاده سازی OKR نیز چالش هایی به همراه خواهد داشت. در این پست به بررسی چند مورد از مزیت های پیاده سازی OKR و چالش های آن می پردازیم.

برخی با این سوال به پیاده سازی انواع برنامه ریزی ها می پردازند که در دنیای پویای امروز، چگونه هدف گذاری می تواند موثر باشد؟ حقیقت این است که داشتن استراتژی و برنامه دقیقا چیزی است که در این فضای پویا به آن نیاز داریم تا مطمئن شویم منابع محدودمان از جمله زمان، هزینه و ... را به چه صورت و در کجا، صرف می کنیم.

بنابراین پویایی محیط، خود دلیلی محکم برای داشتن برنامه ریزی استراتژیک است. اما چگونه با چالش تغییرات رو به شویم؟ چگونه با داشتن یک برنامه ریزی، تغییرات محیط بیرونی یا داخلی را مدیریت کنیم؟ جواب این سوال در بازنگری اهداف است. 

همانطور که اهداف را به دقت در ابتدای مسیر تعیین می کنیم، در بازه های زمانی درست، می بایست این اهداف را مرور کرده و اطمینان حاصل کنیم که تغییرات محیط بیرونی و داخلی سازمان چه آثاری بر روی اهدافمان دارند. آیا این تغییرات کوتاه مدت هستند یا بلند مدت؟ آیا منجر به ایجاد چالش در پیشبرد اهدافمان می گردد یا فرصتی است که از آن می توانیم استفاده نماییم؟ آیا این فرصت مقطعی است یا فضای جدیدی ایجاد شده است؟ آیا این فضا و موقعیت جدید، نیاز به بررسی های بیشتر و ایجاد لاین جدیدی در کسب و کار می گردد؟ 

این موارد پیش از ایجاد هرگونه تغیری می بایست در نظر گرفته شود تا تصمیم درستی در خصوص تغییرات اتخاذ گردد.

یکی دیگر از مزیت های پیاده سازی OKR، ایجاد همسویی در سازمان است. از هر مدل از پیاده سازی OKR که استفاده نمایید، ارث بری، آبشاری، ستاره قطبی و ... همسویی در اهداف یکی از مزیت های پیاده سازی OKR است. هرچند این همسویی خود می تواند یکی از چالش ها در پیاده سازی OKR باشد.

زمانی که از همسویی در OKR سخن می گوییم، منظورمان همسویی اهداف با استراتژی، همسویی اهداف دپارتمان ها، واحدها و تیم ها با یکدیگر است. این موضوع می بایست در نظر گرفته شود که این موضوع به هیچ عنوان کار ساده ای نیست! ساختار سازمانی شما Divisional است یا ماتریسی؟ ارائه بازخورد چقدر در سازمان شما مرسوم است؟ آیا همه سطوح سازمانی امکان ارائه فیدبک دارند؟ چقدر براساس اطلاعات گفتگو و تصمیم گیری می شود؟ آیا سیستم های لازم جمع آوری اطلاعات وجود دارند؟

اینها مواردی هستند که شما می بایست برای ایجاد همسویی در اهدافتان در نظر بگیرید. یکی از دلایل همکاری سازمان ها با مربیان OKR تسهیل این موارد است و اگر خودتان مایل به پیاده سازی OKR هستید، به بررسی این سوالات و پاسخ دادن به آنها توجه نمایید. برای شروع می توانید آموزش و توسعه فیدبک و فرهنگ داده محوری را در مجموعه خود آغاز کنید. جلسه های بین تیمی با تعداد محدود برای مدیریت بهتر جلسات برگزار کنید و مطمئن شوید که همه افرادی که می بایست از تصمیمات اتخاذ شده در این جلسات مطلع هستند.

اندازه گیری یکی از پارامترهای مهم در OKR است. اندازه گیری اهداف به شما کمک می کند تا بدانید وضعیت و درصد پیشرفت اهداف در حال حاضر چگونه است. اما در اندازه گیری دو نکته بسیار مهم وجود دارد. 

نکته اول، چه چیزی را اندازه گیری می کنید؟ منبع اطلاعاتی شما چیست؟ این موضوع را با یک مثال شفاف تر میکنیم. فرض کنید، یکی از اهداف شما رسیدن به هدف فروش 100 واحد است. حال در انتهای دوره، تیم مالی عدد 80، تیم بازرگانی عدد 100 و انبار عدد 90 را ارائه می دهند. خبر تعجب برانگیز این است که هر سه این اعداد می توانند درست باشند. اما چگونه؟ تیم مالی برمبنای دریافت مبلغ فروش دیتایی ارائه داده است. بازرگانی برمبنای فروش (یا حتی پیش فاکتور) و انبار برمبنای کالاهای خارج شده از انبار.

نکته ای که باید بدانیم این است که هرکدام از این اعداد بر برنامه ریزی های آینده ما تاثیرگذار خواهند بود. باید به این موضوع توجه داشته باشیم که در حال حاضر چه چیزی برای ما اهمیت یا حساسیت بیشتری دارد؟

نکته بعدی در اندازه گیری اهداف، این است که از خود بپرسیم چرا این هدف را اندازه گیری میکنیم؟ آیا اندازه گیری این هدف به این دلیل است که اندازه گیری آن برای ما امکان پذیرتر است و اطلاعات آن در دسترس تر است؟ یا واقعا این هدف به عنوان یک هدف استراتژیک تعیین شده است و می بایست رصد شود؟

بررسی ابتدایی اهداف تعیین شده و پرسیدن سوالات استراتژیک در تعیین اهداف در این راه به ما کمک شایانی خواهد کرد. شاید برایتان جالب باشد که یکی از نکات بسیار مهم در تعیین نتایج کلیدی مناسب، انتخاب اهداف یا همان Objective های درست است. 

از جمله پارامترهای مهم در پیاده سازی OKR برگزاری جلسات مرور و بازنگری است. تعیین اهداف و مرور آن چند ماه بعد، هیچ ارزش افزوده ای برای شما نخواهد داشت. اگر اهدافتان را در بازه های زمانی درست بررسی نکنید، به راستی که بیات می شوند! اتفاقات مختلفی که در محیط رخ می دهند، تصمیم گیری های سریعی که می بایست در خصوص اهداف اتخاذ گردد و ... 

اگر به موقع جلسات مرور و بازنگری را برگزار نکنید، به زودی شاهد این موضوع خواهید بود که تیم ها و واحدهای مختلف مشغول رسیدگی به اهدافی هستند که با OKR خود و سازمان فاصله زیادی دارد و این موضوع می تواند منجر به اولین شکست در پیاده سازی OKR گردد.

برای جلوگیری از این موضوع بهتر است از همان ابتدا، تقویم پیاده سازی OKR را برای سازمان خود تعیین کرده و آن را با همه به اشتراک بگذارید.

OKR برای ایجاد همسویی، تمرکز و البته اتحاد در سازمان است. برای این موضوع، باید گفتگوها سازنده و همراه با همدلی باشد. آیا با کسی که همواره شما را سرزنش می کند، مشکلات خود را مطرح می کنید؟ آیا حاضرید شفاف وارد گفتگویی شوید که می دانید متهم خواهید شد؟ نوع مکالمات شما در جلسات هدف گذاری، جلسات مرور و بازنگری و ... تعیین کننده مسیر پیاده سازی OKR است.

OKR فراتر از پیاده سازی یک فرایند است. یک فرهنگ است. پس برای تغییر آماده باشید. تسهیلگران OKR به شما کمک خواهند کرد تا این مسیر را ساده تر پیش ببرید. جلسات فیدبک یک به یکی که در این مسیر خواهید داشت، به شما کمک خواهند کرد تا با نقاط کور و البته توانایی های پنهان مجموعه تان آشناتر شوید و بتوانید نقاط قابل بهبود خود را رشد داده و از توانایی های پنهان خود استفاده نمایید. توانایی ها مجموعه خود را بشناسید و به جای ناآگاهنه متهم کردن افراد، مسائل و مشکلات خود را شناسایی کرده و چالش ها را برطرف نمایید.

در نظر داشته باشید متهم شدن افراد سودی برای شما نخواهد داشت. شما نیاز دارید مسائل را شناسایی کرده و آنها را حل کنید.

شاید برایتان عجیب باشد که به شما بگوییم، جشن گرفتن بسیار اهمیت دارد. جشن گرفتن دستاوردهای مشترک، همدلی و اتحاد را در مجموعه توسعه می دهد، اعتماد را در بین افراد بیشتر می کند و این موضوع باعث می شود تا فرهنگ بهبود مستمر در مجموعه شما شکل بگیرد.

بهترین راه شروع برای پیاده سازی OKR این است که این مسیر را با همراهی تیمی شروع کنید که تجربه پیاده سازی OKR را داشته اند و از موانع و چالش های احتمالی و پیش رو، آگاهی خوبی دارند. اما اگر چنین قصدی ندارید، پیاده سازی آن را حتما بر عهده یکی از افراد داخلی سازمان بگذارید. شخصی که به حل مسائل علاقمند است و توانایی برقراری ارتباط با دیگران و همراهی آنان را دارد و اطمینان حاصل کنید که همه افراد آموزش های درستی در ابتدای مسیر دیده اند و تیم راهبری و مدیران ارشد سازمان با پیاده سازی OKR موافق هستند و آن را پیشتیبانی خواهند کرد.