شرکت های بزرگ معمولاً چندین متخصص منابع انسانی برای مدیریت عملکرد منابع انسانی خود دارند. اما استارت آپ ها متفاوت هستند. به طور معمول، آنها با بودجه محدود کار می کنند، تمرکز لیزری بر رشد سود خود دارند و نمی خواهند با کارها و سیاست های بوروکراتیک اضافی، خود را محدود کنند. اما استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط برای رشد و توسعه به استراتژی‌های منابع انسانی نیاز دارند. در این مقاله سعی داریم تا به بررسی این موضوع بپردازیم و چرایی این ادعا را بررسی کنیم.

آیا یک استارتاپ، شرکت کوچک/ متوسط یا همان SMB ها، به منابع انسانی نیاز دارد؟

پاسخ کوتاه است بله؛ این مجموعه ها نیز به منابع انسانی نیاز دارند. بنیانگذاران آنان اغلب کلاه‌های متعددی را به صورت همزمان بر سر می‌گذارند. آنها با وجود نداشتن آموزش مناسب منابع انسانی، مشاغل و وظایف متعددی از جمله منابع انسانی را بر عهده می گیرند. ساعات طولانی کار و استرس بالایی دارند، زیرا آنها برای راه‌اندازی کسب‌وکارشان، رقابت می‌کنند و به همین دلیل احتمال زیادی دارد تا شادی کارکنان و پرداختن به فرهنگ شرکت در انتهای لیست اولویت‌ها قرار گیرد.

مشکل اینجاست که این امر منجر به ناهماهنگی بزرگی در تیم شده و اثر مهمی در شکست استارت‌آپ‌ها و این مجموعه ها دارد. 23 درصد از کسب و کارها به دلیل نداشتن تیم مناسب با شکست رو به رو می شوند. به همین دلیل است که از همان ابتدا تمرکز تخصصی بر فرایندها و فعالیت های منابع انسانی امری ضروری است. اختصاص منابع به توسعه شیوه های منابع انسانی، استارتاپ شما را برای موفقیت بلندمدت در جذب و حفظ استعدادهای برتر آماده می کند. که در نهایت منجر به رشد و توسعه کسب و کار خواهد شد.

منابع انسانی در استارتاپ یا SMB چه می کند؟

مسائل منابع انسانی در استارت آپ ها و SMB ها اغلب توسط یک یا چند کارمند انجام می شود که مسئولیت اصلی آن ها نیست. بنابراین این افراد تمرکز کافی بر موضوع را نداشته و با اولویت قرار دادن موضوعات کاری خود، مواردی که تخت عنوان منابع انسانی هستند را در درجه چندم اهمیت قرار می دهد که با توجه به انتظارات کسب و کار از ایشان، امری طبیعی است. اما منابع انسانی متخصص چه نقشی می تواند در این مجموعه ها داشته باشد؟

• تنظیم اصول اولیه سیاست ها و فرآیندهای منابع انسانی: 

  اولین گامی که متخصصین منابع انسانی در این مجموعه ها بر میدارند، اصلاح ساختارها و خط مشی های اولیه مانند جذب و استخدام، شیوه نامه های مدیریت منابع انسانی، تنظیم قراردادهای اصولی، یکپارچه سازی سیستم حقوق و دستمزد و ... است. بسیاری از مجموعه هایی که با اهمیت این قوانین و مسائل آشنا نیستند، زمانی به اهمیت آن پی میبرند که دچار مشکل یا آسیب شده اند. به عنوان مثال، عدم ارائه قرارداد به همکار، دریافت سفته در بدو ورود همکار، نبود ساختار درست منع افشای اطلاعات و ... علاوه بر اینکه برای سازمان دردسر ساز خواهد بود، مدیریت امور را نیز پیچیده و همکاران را ناراضی خواهد کرد.

  بسیار چالش ها دیده ایم، که حتی به دلیل فرایندها و اتفاقات به ظاهر ساده ای مانند هدایای مناسبتی، ارائه صبحانه و میان وعده از سمت شرکت، گفتگوهای آزاد و ... ایجاد شده اند. در جایی که تنوع فکری و هنجاری وجود داشته باشد، انجام هر کاری می بایست با برنامه همراه باشد تا نتایج مطلوب آن به حداکثر و نتایج نامطلوب آن به حداقل برسند. در اینجا منابع انسانی با توجه به فرهنگ سازمان، می بایست برنامه های رفاهی مطلوب سازمان را پیشنهاد داده و با برنامه ریزی صحیح، مخاطرات آن را به حداقل برساند. یادمان باشد، هرآنچه در سازمان دیگری انجام می شود و موفق است، در مجموعه ما الزاما نتایج مطلوبی نخواهد داشت.

   

• رشد تیم:

اغلب بنیانگذاران از درون شبکه خود نیروی انسانی مورد نیاز مجموعه را استخدام می کنند. این موضوع منجر به شیوه‌های استخدام غیررسمی می گردد. افراد برای همراهی کسب و کار از اقوام و آشنایان نزدیک خود در جذب کمک می گیرند، اگرچه ممکن است در برخی از مواقع، این موضوع جذب و استخدام را تسریع نماید، اما مدیریت تیمی که درصد بالایی از افراد در آن، روابط خانوادگی و دوستانه داشته باشد، بسیار سخت تر آنچه که فکر می کنید، است. این تیم، با وقوع مسائلی کوچک، می تواند به راحتی دچار هرج و مرج شود. آیا فیدبک دادن به این افراد برای شما ساده است؟ آیا در صورت لزوم، خداحافظی با این افراد، برای شما کار پیچیده ای نیست؟ 

منابع انسانی نقش مهمی در استخدام و جذب کارکنان جدید ایفا می کند و ساختاری را در تمام پروسه جذب استعداد ها حفظ می نماید. این ساختار مانع جذب دوستان و افراد نزدیک نیست. بلکه خط قرمزهای این موضوع را تعیین می نماید، تا استخدام های صورت گرفته، برای سازمان مثمر ثمر باشند و مدیریت همه افراد به درستی انجام شود. قوانین برای همه یکسان باشد و برخی از سایرین نزدیک تر و مورد اعتماد تر و برخوردار تر، تلقی نگردند. 

• آموزش و اشتراک گذاری اطلاعات:

چه در یک استارت آپ، سازمان کوچک یا متوسط باشید موضوع اشتراک گذاری اطلاعات و تجربیات افراد برای شما بسیار مهم است. به ویژه اگر فردی از بدو تاسیس مجموعه همراه شما بوده باشد و یا چندین مسئولیت را به صورت همزمان برعهده داشته باشد. آموزش درست در بدو ورود افراد، آموزش دوره ای و آموزش در حین کار و ... در صورت اجرای صحیح می توانند گردش اطلاعات درست را در مجموعه به وجود بیاورند. انحصار اطلاعات را مدیریت نماید و جریان اطلاعات، به درستی برقرار باشد.

• پذیرش سازمانی:

یکی از مواردی که در چنین مجموعه هایی بسیار مهم است، شیوه پذیرش سازمانی افراد است. بسیاری این تصور را دارند که چون فرهنگ مجموعه دوستانه است و یا تعداد نفرات کمتر از 100 نفر است، فرد جدید به راحتی می تواند با همه افراد آشنا شده و ارتباطات خود را شکل دهد، کارها و فرایندها را بیاموزد و مسیر خود را پیش گیرد. فرض کنید در یک جمع کوچک دوستانه وارد شده اید. شما هیچ یک از این افراد را نمی شناسید و تنها چهره یک نفر برای شما آشناست که قبلا با ایشان گفتگوی کوتاهی داشتید. چه اتفاقی رخ می دهد؟ واکنش شما در جمعی که همه با هم صمیمی هستند و تنها شما هستید که با هیچکس آشنا نیست، چه خواهد بود؟ بسته به میزان درونگرا یا برونگرا بودنتان، ممکن است به سختی شروع به گفتگو کنید یا منزوی شوید و در نهایت آنجا را ترک کنید. 

در یک مصاحبه خروج، از فردی پرسیدیم چرا از این مجموعه میخواهید بروید؟ گفتند من تا یک هفته اول، اصلا نمی دانستم باید با چه کسی صحبت کنم. همه با هم در حال گفتگو بودند و کارها را پیش می بردند و من حتی روز اول نمی دانستم سرویس بهداشتی کجاست و بسیار از اینکه این موضوع را نمی دانستم و می بایست بپرسم، خجالت زده بودم. میزان درون گرا یا برون گرا بودن و توانایی افراد در برقراری ارتباطات با یکدیگر متفاوت است. از برخی مشاغل انتظار می رود توانایی برقراری ارتباط بهتری داشته باشند و برخی نه. اما زمانی که پذیرش سازمانی، به درستی انجام شود، فرقی ندارد که یک نفر چه میزان تواناست. شما با ایجاد یک فرایند درست پذیرش سازمانی، فضای مناسب یادگیری فرایندها، برقراری ارتباطات و شناخت مجموعه را به صورت مناسب برای همه ایجاد خواهید کرد و این موضوع باعث می شود تا نفراتی که جذب کرده اید، به این دلیل که با اعضای تیم شما احساس بیگانگی می کنند، از مجموعه خارج نشوند.

طراحی فرایند پذیرش سازمانی، بسته به هر سازمان و مجموعه براساس فرهنگ و جایگاه افراد متفاوت است و این موضوعی است که می بایست به آن به دقت توجه نماییم.

• سیستم های جبران خدمات:

یکی از درخواست های اولیه هر فرد در سازمان، حقوق و دستمزد است. موضوع حقوق و دستمزد، علاوه بر اهمیت آن به دلایل رفاه شخصی، از آنجایی مهم است که فرد در صورت عدم دریافت حقوق مناسب، احساس ناعدالتی می کند. ممکن است منابع شما در پرداخت حقوق و مزایا محدودتر از سایر شرکت ها باشد، اما با همین منابع محدود، شیوه محاسبه حقوق و مزایای هر فرد و نحوه پرداخت آن، بسیار اهمیت دارد. سازمانی را میشناختیم که منابع محدودی نداشت، اما به دلیل عدم پرداخت به موقع که به واسطه عدم محاسبه به موقع حقوق و دستمزد اتفاق می افتاد، همواره همکاران مجموعه ناراضی بودند.

گاهی ممکن است فردی براساس نقشی که در سازمان دارد، شخص کلیدی تری در نظر گرفته شود و مزایای بیشتری در اختیارش باشد، اما نکته مهم این است که این مزایا چگونه محاسبه شده و در اختیار ایشان قرار می گیرد؟ برداشت دیگران از مزایای بیشتر این شخص چیست؟ به عبارتی این موضوع چگونه میان افراد دیگر مطرح شده است. اگر مطرح نشده باشد، افراد این حس را نخواهند داشت که می توانند به تلاش و توسعه فردی در نقش خود رشد کرده و علاوه بر منتفع شدن سازمان، خود نیز منتفع شوند و اگر این موضوع به درستی عنوان نشود، احساس ناعدالتی پیدا خواهند کرد.

بسته های حقوق و دستمزد با توجه به فرصت ها و محدودیت های هر مجموعه و با در نظر گرفتن بازار کار ایشان، می بایست طراحی و با توجه به فرهنگ سازمان در اختیار افراد قرار گیرد. طبقه بندی معنا داری که افراد را به رشد و توسعه تشویق نماید، ایجاد شود و افراد با وجود این طبقه بندی، نه تنها احساس عدم عدالت نداشته باشند، بلکه بکوشند تا به جایگاه های بالاتری دست یابند.

• مدیریت عملکرد

در هر جایگاه و سمتی که باشیم، علاقه به رشد داریم. یکی از مواردی که می تواند منجر به رشد ما شود، داشتن فیدبک مستمر از نحوه انجام فعالیت ها و رسیدن به دستاوردهایمان است. در اینجاست که مدیریت عملکرد برایمان مهم می شود. حتما در انتخاب مدل پیاده سازی مدیریت عملکرد می بایست دقت کنیم. هر مدلی از مدیریت عملکرد، مناسب به یک سازمان با توجه به فرهنگ، اهداف و بلوغ آن است. 

مدیریت عملکرد یکی از فرایندهایی است که خود خرده فرهنگ ایجاد می کند. فرض کنید در مجموعه شما، کار تیمی یکی از شایستگی های مهم و اصلی سازمان است. در اینجا نادیده گرفتن این موضوع در دستاوردهای نهایی افراد، فرد گرایی را افزایش می دهد که مغایر با این شایستگی است. اما تا چه میزان کار تیمی می بایست در دستاوردهای هر فرد، موثر باشد؟ آیا میزان در نظر گرفتن کار تیمی، برای یک کارشناس و یا یک مدیر، یکسان است؟ اصلا کار تیمی را چگونه و با چه پارامتری باید اندازه گیری کرد؟ اینها مواردی هستند که در انتخاب مدل مدیریت عملکرد، می بایست به آنها توجه شود.

• ساختار و ارتباطات سازمانی

یکی از موارد بسیار مهم در هر سازمان، با هر ابعادی ساختار سازمانی است. ساختار سازمانی، استراتژی و هدف شما را می تواند طی زمان تغییر دهد، شاید بدون آنکه این موضوع را احساس کنید! استارتاپ ها، سازمان های کوچک و متوسط اغلب از گرد هم آمدن افرادی شکل می گیرد که هدف مشترکی دارند و هسته اصلی سازمان را تشکیل می دهند. اغلب این افراد، چندین مسئولیت را بر عهده دارند و به مرور زمان با توسعه مجموعه، برخی از این مسئولیت ها، بر عهده سایرین قرار می گیرد. اما همچنان شاهد هستیم که بعضی از این افراد، تا مدتها چندین مسئولیت کمتر به هم مرتبط را بر عهده دارند.

گاهی اوقات در این مجموعه ها میبینیم که با وجود تیم مالی، انجام برخی از فعالیت های مالی همچنان بر عهده تیم فروش است، زیرا ایشان اطلاعات دقیق تری دارند، با وجود فرد یا تیم پشتیبانی، بخشی از امور پشتیبانی بر عهده یک شخص خاص است و حتی در مجموعه ای، تیم برنامه نویسی را زیرمجموعه تیم مالی دیده ایم، چون مدیر بالادستی مناسب تری، از نظر اعضای تیم بنیان گذار در مجموعه وجود نداشته است.

این موارد در بدو تاسیس ممکن است چالش خاصی به همراه نداشته باشند، اما حتما در گذر زمان چالش های زیادی به همراه خواهند داشت. تیم ها توانایی رشد و توسعه نخواهند داشت، ممکن است به دلیل عدم دانش فنی کافی مدیران ارشد در حوزه های تخصصی زیرمجموعه شان، به رشد و توسعه مطلوب نرسیم و حتی با تصمیم گیری های نادرست، به سمت و سویی سوق داده شویم که مطلوبمان نیست. 

در اینجا بسیار مهم است که در زمان درست، منابع انسانی چهارچوب تیم ها را ایجاد نماید و افراد در جایگاه های درست و مرتبط قرار گیرند و از بروز بی نظمی، جلوگیری شود.

تمامی مواردی که مطرح شدند، از مسائل مهم و کلیدی در یک سازمان هستند. قطعا شما به همه این موارد اندیشیده اید و هر روز با این موارد سر و کار دارید، به همین دلیل است که اهمیت آنان را به خوبی میشناسید. برای برنامه ریزی، اجرا و مدیریت هر یک از این موارد، وجود تخصص منابع انسانی در کنار شما، امری مهم و البته کارگشا خواهد بود.