با تحول عظیم اقتصاد جهانی، ارتقاء مهارت در تمامی سازمان ها و سطوح شغلی، بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته است. محیط کار امروزی ایجاب می کند که همه کارکنان بتوانند به فرصت های توسعه حرفه ای و شخصی مرتبط دسترسی داشته باشند.
کارمندان به دنبال فرصت های رشد هستند و براساس آمارها یکی از 3 دلیل اول جدایی افراد متخصص از مجموعه ها، نبود فرصت رشد و پیشرفت است. نظرسنجی اخیر وبسایت Indeed نشان داد که 94٪ از کارمندان احساس می کنند که اگر شرکت روی پیشرفت حرفه ای آنها سرمایه گذاری کند، آنها مدت بیشتری در شرکت خواهند ماند.
با توجه به این موضوع، کارفرمایان شروع به معرفی چندین برنامه آموزشی و توسعه ای کرده اند که مخصوص کارکنان آنها طراحی شده است. سازمان‌ها به ابزارهای معنادار و پایداری نیاز دارند که فرصت‌های یادگیری و توسعه فردی قوی را در حین دستیابی به اهداف و مقاصد تجاری تضمین کند. یکی از این ابزارها ایجاد یک IDP یا برنامه توسعه فردی موثر است.
برنامه توسعه فردی چیست؟
برنامه توسعه فردی (IDP) یک برنامه مستند و نقشه راهی برای شخص است تا به اهداف شغلی خود برسد و در عین حال به رشد فردی و موفقیت سازمان کمک کند. این یک برنامه عملی برای تشویق و کمک به کارکنان است تا آنها را از جایی که اکنون هستند به جایی که می خواهند در حرفه خود برسند راهنمایی نماید. این طرح توسعه فردی، علایق و اهداف شغلی فرد را به اهداف سازمانی وصل می کند و با رویکردی سیستماتیک با هدف بهبود عملکرد موجب رشد و توسعه افراد شده و در این مسیر باعث افزایش میزان رضایت افراد نیز می گردد.
اهداف اصلی تهیه یک برنامه توسعه فردی به شرح زیر است:
شناسایی و آموزش مهارت های جدید برای انجام یک شغل جدید: در برنامه های توسعه فردی، می توان با توجه به علایق فرد و پتاسنیل های وی، برنامه ای را تنظیم کرد که در آینده شخص شغل جدیدی را بر عهده بگیرد. این شغل می تواند در همان واحد فعلی ایشان یا در واحد دیگری از سازمان باشد. همچنین با برنامه ریزی صحیح و دقیق شغلی، می توانیم افراد را برای تصدی بیش از یک شغل آماده نماییم تا در زمان مناسب، در خصوص نتیجه نهایی، تصمیم گیری شود.
توسعه و رشد در مهارت های فعلی برای تصدی سطوح بالاتر: در برنامه های توسعه فردی، رشد و توسعه افراد برای تصدی سطوح بالاتر نیز در نظر گرفته می شود. به عنوان مثال اینکه چه مهارت های فنی یا مهارت های نرم و چه سطحی از این مهارت ها را شخص می بایست داشته باشد تا بتواند به عنوان کارشناس ارشد یا خبره و یا سرپرست و ... در آینده نقش خود را به خوبی ایفا نماید.
رشد و توسعه در مهارت های فعلی در راستای شکوفایی: علاوه بر برنامه توسعه ای فرد در آینده، IDP برای توسعه و رشد در موقعیت فعلی نیز مناسب است. به همین دلیل در IDP می توانیم برنامه توسعه برای بازه های زمانی به عنوان مثال تا 1 سال، تا 2 سال و تا 3 سال طراحی کنیم و به افراد بگوییم که به چه مهارت هایی در چه بازه زمانی می بایست دست یابند و بدین صورت فرد در شغلی فعلی خود نیز رشد کرده و ماهر تر خواهد شد.
افزایش رضایت شغلی و مشارکت شغلی: یک مطالعه نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که فرصت‌های توسعه را به کارمندان خود ارائه می‌کنند، نرخ نگهداشت آنها، 34% بیشتر از شرکت های دیگر است. افراد و استعدادهای برتر، به رشد و توسعه خود بسیار اهمیت داده و طبق نظرسنجی ها، یکی از 3 عامل اصلی ماندگاری در سازمان ها برایشان داشتن تصویری روشن از آینده و برنامه رشد و توسعه شان است.
برنامه های جانشین پروری: اگرچه برنامه های جانشین پروری خود روند و روشی مجزا دارند، اما همواره یکی از بخش های آنان برنامه رشد و توسعه فردی با توجه به پتانسیل افراد است. چه شما برنامه جانشین پروری شفافی داشته باشید و آن را با همگان در میان گذاشته باشید یا خیر، نیاز است تا کاندیدهای مختلف خود را توسعه دهید.
یک مطالعه نشان داد که 74٪ از کارمندان احساس می کنند که فقدان فرصت های توسعه ای مطلوب، موجب می شود تا عملکرد پایین تر و انگیزه کمتری برای کار کردن داشته باشند. کارفرما با تعریف اهداف روشن و فراهم کردن دسترسی به فرصت های آموزشی، فرصتی برای ارتقاء به کارمندان می دهد و حس تعلق و انگیزه در کارکنان را افزایش می دهد. این عناصر برای ایجاد یک محیط کاری با عملکرد بالا بسیار مهم هستند.
نقش IDP در مدیریت عملکرد
با ترکیب IDP با یک سیستم مدیریت عملکرد کارامد، کارفرمایان می توانند به پرسنل در دستیابی به پتانسیل بهینه خود کمک کنند که منجر به نیروی کار قوی تر و توانمندتر شود. هدف گرا بودن می تواند به کارمندان کمک کند تا در جهت دستیابی به اهداف شخصی و حرفه ای خود متعهد شوند. با ارائه یک برنامه شغلی روشن و نقشه راه سیستماتیک، سازمان‌ها می‌توانند مشارکت کلی کارکنان و نرخ‌های حفظ آنها را بهبود بخشند، بهره‌وری را افزایش دهند و بدنه متعهدی از همکاران را پرورش دهند.
در این راستا می توان با توجه به برنامه IDP، اهدافی را در برنامه مدیریت عملکرد و با توجه به نتایج مدیریت عملکرد، برنامه های توسعه ای جدیدی در IDP افراد قرار داد. مدیران می توانند پیشرفت کارمندان را با مقایسه اهداف IDP و دستاوردهای آنها در پایان بازه زمانی تعیین شده مشخص کنند. این کمک می کند تا مشخص شود چه مواردی توسعه یافته و چه مواردی باید بهبود یابد.
مراحل طراحی در فرآیند برنامه توسعه فردی
مرحله 1: انجام ارزیابی کارکنان
ارزیابی کارکنان پایه و اساس تهیه یک برنامه توسعه فردی (IDP) را تشکیل می‌دهد. این مرحله به منظور کشف و شناسایی نقاط قوت و ضعف، اهداف شغلی و آرزوهای هر کارمند طراحی شده است. برای دستیابی به این هدف، کارمند باید تجربیات حرفه‌ای خود، صلاحیت‌ها، و مهارت‌ها یا دانش‌های خاص خود را مطرح کند. این اطلاعات اولیه به مدیران و مشاوران کمک می‌کند تا یک دیدگاه جامع از وضعیت فعلی کارمند به دست آورند و برنامه‌ریزی مناسبی برای توسعه فردی او انجام دهند.
برای انجام ارزیابی کارکنان، ابزارها و روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌تواند شامل ارزیابی 360 درجه، پرسشنامه‌های تخصصی، مصاحبه‌های ساختاریافته، و سایر تکنیک‌های ارزیابی باشد. ارزیابی 360 درجه در اینجا، بسیار مفید است. زیرا بازخوردی جامع از همکاران، مدیران، و اعضای تیم فراهم می‌آورد و یک تصویر کلی از عملکرد و مهارت‌های کارمند ارائه می‌دهد. پرسشنامه‌های تخصصی نیز می‌توانند به شناسایی دقیق‌تر مهارت‌ها و نیازهای توسعه کمک کنند.
در این مرحله، تمرکز باید بر شناسایی تمامی نقاط قوت و ضعف کارمند باشد. این اطلاعات سپس برای تعیین نیازهای توسعه‌ای خاص و ایجاد یک برنامه جامع استفاده می‌شود. به عنوان مثال، اگر کارمندی در مهارت‌های فنی قوی باشد اما در مهارت‌های ارتباطی ضعف داشته باشد، برنامه توسعه فردی او باید شامل دوره‌های آموزشی و فعالیت‌هایی باشد که به بهبود مهارت‌های ارتباطی کمک کند.
در نهایت، ارزیابی کارکنان نه تنها به شناسایی نیازهای فعلی کمک می‌کند، بلکه به تشخیص فرصت‌های بالقوه برای رشد و توسعه آینده نیز کمک می‌کند. این مرحله اساسی به کارمند و سازمان این امکان را می‌دهد که به طور مشترک برنامه‌ای موثر و هدفمند برای توسعه فردی تدوین کنند، که نه تنها به بهبود عملکرد کارمند می‌انجامد، بلکه به افزایش رضایت شغلی و انگیزه کاری او نیز کمک می‌کند.
مرحله 2: تعیین هدف
در مرحله تعیین هدف، باید اهداف توسعه‌ای با توجه به آینده شغلی فرد و در راستای منافع سازمان مشخص شوند. این فرآیند به شناسایی و تعریف اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت کمک می‌کند که به بهبود عملکرد و پیشرفت شغلی کارمند منجر می‌شود. برای تعیین این اهداف، لازم است که آرزوها و اهداف شغلی فرد با نیازها و اهداف سازمان همسو باشند تا به نتایج مطلوب دست یابیم.
این مرحله نیازمند بررسی دقیق ساختار سازمانی و برنامه‌های جانشین‌پروری است. با درک نیازهای آینده سازمان و جایگاه‌های شغلی که ممکن است به آنها نیاز داشته باشد، می‌توان اهداف توسعه‌ای را به گونه‌ای تنظیم کرد که با این نیازها هماهنگ باشند. اگر ساختار سازمانی و برنامه‌های جانشین‌پروری به دقت بررسی نشوند، ممکن است برنامه‌های توسعه‌ای تنها بر ارتقای مهارت‌های فعلی کارمند متمرکز شوند و نتوانند به توسعه طولانی‌مدت و استراتژیک او کمک کنند.
علاوه بر این، تعیین اهداف باید با توجه به آرزوها و اهداف شغلی فرد نیز انجام شود. این به معنای در نظر گرفتن جاه‌طلبی‌ها و امیدهای کارمند برای آینده حرفه‌ای اوست. به عنوان مثال، اگر کارمندی تمایل دارد به یک نقش مدیریتی بالاتر دست یابد، اهداف توسعه‌ای او باید شامل آموزش‌ها و تجربیات لازم برای دستیابی به این هدف باشد. به همین ترتیب، اگر فردی تمایل به توسعه مهارت‌های فنی خاصی دارد، برنامه‌های آموزشی و پروژه‌های مرتبط باید در نظر گرفته شوند.
در نهایت، اهداف توسعه‌ای باید واقع‌بینانه و قابل اندازه‌گیری باشند. این به معنای تعیین معیارهای واضح برای ارزیابی پیشرفت و موفقیت در دستیابی به این اهداف است. با داشتن اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری، کارمند و سازمان می‌توانند پیشرفت را به صورت مداوم ارزیابی کرده و در صورت نیاز، تغییرات لازم را در برنامه توسعه فردی اعمال کنند. این رویکرد کمک می‌کند تا فرآیند توسعه فردی نه تنها به بهبود عملکرد کارمند در موقعیت فعلی او کمک کند، بلکه به توسعه و پیشرفت او در آینده نیز منجر شود.
مرحله 3: تعیین استراتژی های رشد
در مرحله تعیین استراتژی‌های رشد، هدف اصلی این است که کارکنان را به منابع، مهارت‌ها و دانش لازم برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود مجهز کنیم. این فرآیند با بررسی مجموعه مهارت‌های فعلی هر کارمند و مقایسه آن با مهارت‌های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف شغلی آنها آغاز می‌شود. این ارزیابی به شناسایی شکاف‌های مهارتی کمک می‌کند و زمینه‌ساز تعیین استراتژی‌های توسعه‌ای مناسب برای پر کردن این شکاف‌ها می‌شود.
استراتژی‌های توسعه می‌توانند متنوع باشند و باید بر اساس نیازهای خاص هر کارمند و اهداف شغلی او انتخاب شوند. یکی از روش‌های متداول برای توسعه مهارت‌ها، آموزش در حین کار است که به کارمندان امکان می‌دهد تا از تجربیات عملی و یادگیری حین انجام وظایف بهره‌مند شوند. این روش می‌تواند شامل پروژه‌های خاص، ماموریت‌های چالش‌برانگیز، یا وظایف جدیدی باشد که نیاز به مهارت‌های خاصی دارند. علاوه بر این، آموزش آکادمیک نیز می‌تواند مفید باشد، به خصوص برای کارمندانی که نیاز به دریافت مدارک تحصیلی یا شرکت در دوره‌های تخصصی دارند.
استفاده از منتورها و مشاوران نیز یکی دیگر از استراتژی‌های موثر برای رشد و توسعه فردی است. منتورها می‌توانند راهنمایی و پشتیبانی لازم را فراهم کرده و تجربیات و دانش خود را با کارمندان به اشتراک بگذارند. این تعامل می‌تواند به کارمندان کمک کند تا با چالش‌های حرفه‌ای بهتر مواجه شوند و راهکارهای جدیدی برای پیشرفت پیدا کنند. منتورینگ نه تنها به بهبود مهارت‌های فنی و حرفه‌ای کمک می‌کند، بلکه می‌تواند به توسعه مهارت‌های نرم مانند ارتباطات، رهبری و مدیریت زمان نیز یاری رساند.
علاوه بر این، برخی سازمان‌ها اقدام به ایجاد گروه‌های انتقال تجربه می‌کنند. این گروه‌ها فضایی را فراهم می‌آورند که در آن افراد می‌توانند تجربیات خود را با هم به اشتراک بگذارند و از راهکارهای یکدیگر بهره‌مند شوند. این گروه‌ها می‌توانند به عنوان یک منبع ارزشمند برای یادگیری جمعی و تبادل دانش عمل کنند. اعضای گروه می‌توانند در جلسات منظم شرکت کرده و در مورد چالش‌ها و موفقیت‌های خود صحبت کنند، که این به بهبود مستمر و توسعه حرفه‌ای همه اعضا کمک می‌کند.
مرحله 4: برنامه زمانبندی
داشتن یک برنامه زمانبندی منظم و دقیق یکی از جنبه‌های اصلی تعیین اهداف است، زیرا "هدف بدون تاریخ، تنها یک آرزوست!" تعیین تاریخ‌های سررسید مشخص برای هر هدف به کارمندان کمک می‌کند تا در مسیر خود باقی بمانند و به مدیران نیز این امکان را می‌دهد که به راحتی پیشرفت‌ها را رصد کنند. با داشتن یک برنامه زمانبندی مدون، می‌توان فرآیند دستیابی به اهداف را به صورت پیوسته و منظم پیگیری کرد و از انحراف از مسیر جلوگیری نمود.
برنامه زمانبندی باید شامل بازه‌های زمانی مشخص برای دستیابی به هر هدف باشد. این بازه‌های زمانی باید واقع‌بینانه و قابل دستیابی باشند، به گونه‌ای که کارمندان بتوانند به طور مؤثر و کارآمد به اهداف خود نزدیک شوند. داشتن تاریخ‌های سررسید مشخص به کارمندان انگیزه می‌دهد تا با تمرکز و تلاش بیشتر به سمت اهداف خود حرکت کنند. همچنین، این موضوع به مدیران اجازه می‌دهد تا در صورت لزوم، راهنمایی‌ها و حمایت‌های لازم را به موقع ارائه دهند.
زمانی که کارمندان نتوانند به هدفی در بازه زمانی تعیین شده دست یابند، باید موانع موجود را شناسایی کرده و برای هر یک از این موانع راهکارهای مناسبی در نظر بگیرند. این فرآیند نه تنها به شناسایی عوامل مخل در مسیر دستیابی به اهداف کمک می‌کند، بلکه به بهبود و اصلاح برنامه زمانبندی نیز می‌انجامد. با بررسی دقیق موانع و اقدامات اصلاحی، می‌توان برنامه‌ای جامع‌تر و مؤثرتر تدوین کرد که به افزایش بهره‌وری و کارآمدی منجر شود.
در نهایت، برنامه زمانبندی باید شامل اقدامات و راهکارهای پیش‌بینی شده نیز باشد. این موضوع به کارمندان و مدیران کمک می‌کند تا به طور دقیق روندها و علل ایجاد تغییرات را بررسی کنند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در برنامه اعمال نمایند. با داشتن یک برنامه زمانبندی منظم و انعطاف‌پذیر، می‌توان به طور مستمر پیشرفت‌ها را ارزیابی کرده و در صورت نیاز، استراتژی‌های جدیدی برای دستیابی به اهداف تدوین کرد. این رویکرد به ایجاد یک فرآیند توسعه فردی مؤثر و پایدار منجر می‌شود که به بهبود عملکرد و رضایت شغلی کارمندان کمک می‌کند.
مرحله 5: پیگیری
پیگیری مستمر یکی از مهم‌ترین جنبه‌های فرآیند برنامه توسعه فردی است. همانطور که کارمندان برای رسیدن به اهداف خود تلاش می‌کنند، ممکن است با چالش‌ها و موانعی روبرو شوند. در این مرحله، مدیران با فراهم کردن منابع، دانش و پشتیبانی لازم، نقش حیاتی در کمک به کارمندان برای غلبه بر این موانع ایفا می‌کنند. این پشتیبانی مداوم به کارمندان کمک می‌کند تا با انگیزه بیشتر و اعتماد به نفس بالاتر به مسیر خود ادامه دهند و در صورت نیاز، تغییرات لازم را در برنامه خود اعمال کنند.
پیگیری باید به صورت مستمر و منظم انجام شود و هدف آن باید حل مشکلات و بهبود فرآیندها باشد، نه پیدا کردن مقصر. جلسات پیگیری باید به منظور مرور و بازنگری پیشرفت‌ها، شناسایی چالش‌ها و موانع موجود و یافتن راه‌حل‌های مناسب برای این مشکلات برگزار شود. این رویکرد کمک می‌کند تا کارمندان احساس کنند که مدیرانشان پشتیبان و حامی آنها هستند و به جای جستجوی خطا، به دنبال بهبود مستمر و پیشرفت فردی و سازمانی هستند.
در جلسات پیگیری، مدیران باید به دقت به کارمندان گوش دهند و مشکلات و چالش‌های آنها را درک کنند. این تعامل نزدیک به مدیران این امکان را می‌دهد که به موقع و به شکل مؤثر به مشکلات پاسخ دهند و حمایت لازم را فراهم کنند. همچنین، این جلسات فرصتی است برای ارزیابی و بازنگری اهداف و استراتژی‌های توسعه‌ای و انجام تنظیمات لازم بر اساس شرایط فعلی و نیازهای جدید.
در نهایت، پیگیری موثر نه تنها به پیشرفت کارمندان کمک می‌کند، بلکه به ایجاد یک فرهنگ سازمانی مبتنی بر یادگیری و توسعه مداوم نیز منجر می‌شود. با تمرکز بر حل مشکلات و حمایت از کارمندان، سازمان می‌تواند اطمینان حاصل کند که همه اعضا در مسیر درست حرکت می‌کنند و به اهداف تعیین‌شده دست می‌یابند. این رویکرد بهبود مستمر و ایجاد انگیزه در کارمندان را تضمین می‌کند و به موفقیت کلی سازمان کمک می‌نماید.
برنامه های توسعه فردی به عنوان یک ابزار قدرتمند برای افزایش ماندگاری و انگیزه و همچنین رشد نیروی کار سازمان شناخته می شود. این برنامه‌ها با ارائه راهنمایی‌های ارزشمند هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان، به اثربخشی بیشتر افراد کمک می‌کنند. در حالی که برنامه‌های توسعه فردی یک درمان فوری برای شکاف‌های استعداد و مسائل مربوط به مشارکت کارکنان نیستند، سازمان‌هایی که زمان و منابع را برای ایجاد یک برنامه IDP قوی سرمایه‌گذاری می‌کنند شاهد تأثیرات مثبت بر نیروی کار و پویایی محل کار خود خواهند بود.