امروزه استخدام خود یک چالش است. چه برای سازمان های بزرگ با تعداد نفرات بالاتر که نیاز به جذب و استخدام بیشتر دارند و در رقابت تنگاتنگ با رقبای خود هستند، چه برای سازمان های نوپا یا کوچک تر که بودجه های محدودتری دارند و چه برای سازمان هایی که کارهای بسیار تخصصی تری دارند و جذب نیرو برایشان به دلیل کمتر بودن کاندیدهای استخدام سخت تر است. مسئله مهاجرت را نیز اگر در نظر بگیریم، این چالش برای همه این مجموعه ها، به جدالی تبدیل می شود. اما سوال اینجاست که چطور می توانیم بر این مسائل غلبه کنیم؟

رایج‌ترین چالش‌های استخدام شامل جذب نفرات مناسب در زمان مناسب، استخدام سریع به ویژه در زمان نیاز به استخدام با تعداد نفرات زیاد، قضاوت درست و با کمترین خطای شناختی در زمان مصاحبه، ایجاد یک برند کارفرمایی قوی، اطمینان از تجربه خوب برای کاندیدها، استخدام منصفانه و ایجاد یک فرآیند استخدام کارآمد است.

شما اگر بخواهید یک چیز را به عنوان بزرگترین دردسر استخدامی خود نام ببرید، آن چه خواهد بود؟ این درست است که پاسخ‌های شما ممکن است بسته به اندازه شرکتی که با آن کار می‌کنید یا نوع نقش‌هایی که استخدام می‌کنید متفاوت باشد. اما، بیشتر استخدام‌کنندگان به چند چالش رایج استخدام برمی خورند که در اینجا می خواهیم در این خصوص گفتگو کنیم و تجربیات شرکت های مختلف را با شما به اشتراک بگذاریم.

جذب کاندیدهای مناسب

یافتن کاندید ایده‌آل از میان تعداد زیادی داوطلب مناسب و نامناسب بسیار سخت است. زمانی که کاندیدها را بررسی می کنید، مجبور به انتخاب بهترین فرد موجود در یک لحظه هستید و می بایست اولین تصمیم مهم را اتخاذ نمایید. ما اغلب این فرد را در قیاب با افراد دیگر انتخاب کرده و سعی می کنیم بهترین افراد باشند و نه بهترین فرد برای شغل مد نظر.

برای اینکه این خطا اتفاق نیفتد، سعی کنید شایستگی ها و نکاتی را که برای جذب مهم هستند، در نظر داشته باشید و به جای تمرکز بیش از حد بر توانایی های افراد، بر میزان تطبیق توانایی آنها با مهارت ها و شایستگی های مدنظر تمرکز داشته باشید. برای مثال، گوگل سالانه بیش از 3 میلیون درخواست دریافت می‌کند اما تنها حدود 7,000 نفر را استخدام می‌کند، که برای تسریع بررسی درخواست های دریافت شده، بر روی نکات کلیدی تمرکز دارد.

نیازمندی‌های شغل را به صورت شفاف در آگهی‌های خود مشخص کنید و نمای کلی مختصری از نقش ارائه دهید. از یک فرم درخواست با سوالات "حذف‌کننده" استفاده کنید تا موارد اصلی و خط قرمزها را مستقیماً مطرح کنید. برای مثال، اگر داشتن گواهینامه رانندگی برای شما ضروری است، یک سوال بله/خیر در مورد آن در آگهی اضافه کنید. این روش به سرعت داوطلبانی که شرایط اساسی شما را ندارند، حذف می‌کند که این موضوع منجر به تسریع فیلتر شدن درخواست ها و افزایش دقت و تمرکز شما می گردد.

تقویت مشارکت کاندیدهای واجد شرایط

کاندیدهای واجد شرایط اغلب به‌طور مرتب توسط تیم های جذب و استخدام در حال رصد و بررسی هستند و با آنها تماس گرفته می شود. این موضوع ممکن است باعث شود که ایمیل شما در میان ایمیل های دریافتی آنان نادیده گرفته شود. به ویژه کاندیدهایی که تخصص و مهارت های کمیاب تری دارند، معمولا چندین پیشنهاد همزمان داشته و در حال بررسی آنان هستند. بنابراین، نیاز است که تلاش بیشتری برای متقاعد کردن این کاندیدها انجام داده و سعی کنیم تا ارتباط خود با آنها را توسعه دهیم.

یکی از استراتژی‌های کلیدی، فهمیدن انگیزه‌های این کاندیدها است. آیا به دنبال پیشرفت شغلی، تعادل بهتر کار و زندگی یا فرصت‌هایی برای کار بر روی پروژه‌های پیشرو هستند؟ با درک این انگیزه‌ها، می‌توانید یک روایت جذاب ایجاد کنید که با اهداف شغلی و آرزوهای شخصی آن‌ها همخوانی داشته باشد. برای مثال، مایکروسافت با تاکید بر سیاست‌های کار انعطاف‌پذیر و تعهد به رشد کارکنان، موفق شد تا برای بسیاری از متخصصان فناوری که به دنبال تعادل در زندگی و توسعه حرفه‌ای بودند، فضایی جذاب فراهم نماید.

در راستای افزایش انگیزه و ایجاد فضایی جذاب تر به نسبت رقبایتان در جذب، قبل از تماس با یک کاندید، تحقیقات کنید که چه چیزهایی به او انگیزه می‌دهد و در شغل فعلی‌شان چه چیزهایی آن‌ها را خوشحال می‌کند. از این اطلاعات برای شخصی‌سازی ایمیل‌های خود استفاده کنید و مشخص کنید که شرکت شما چه چیزی می‌تواند به آن‌ها ارائه دهد، به‌جای اینکه فقط بر آنچه آن‌ها می‌توانند برای شرکت شما انجام دهند تمرکز کنید. این رویکرد نه تنها توجه آن‌ها را جلب می‌کند، بلکه نشان می‌دهد که شما برای نیازها و آرزوهای فردی آن‌ها ارزش قائل هستید.

استخدام سریع

تیم‌های استخدام به دنبال پر کردن سریع موقعیت‌های شغلی باز هستند، زیرا پست‌های خالی هزینه‌بر هستند و عملیات و اهداف کسب و کار را به تأخیر می‌اندازند. با این حال، بسته به صنعت، فرآیند استخدام ممکن است چندین ماه طول بکشد و به استخدام‌کنندگان فشار وارد کرده و تیم‌های استخدام را ناامید کند. فرآیند طولانی استخدام اغلب نتیجه کمبود کاندیدهای واجد شرایط، مراحل طولانی استخدام یا دشواری در رسیدن به توافق در تیم استخدام است. این تأخیر می‌تواند باعث شود که بهترین کاندیدها پیشنهادهای دیگر را بپذیرند. 

برای تسریع فرآیند استخدام، ارزیابی و ساده‌سازی رویه‌های فعلی بسیار حیاتی است. تعیین کنید که آیا تمامی مراحل در فرآیند استخدام ضروری هستند. بررسی کنید که آیا از کانال‌های مؤثر برای جذب کاندیدها استفاده می‌کنید و آیا ارتباط درون تیمی و با کاندیدها سریع و کارآمد است. استفاده از معیارهای جذب از سیستم پیگیری درخواست‌ها (ATS) می‌تواند بینش‌های ارزشمندی در این زمینه‌ها فراهم کند. آی‌بی‌ام با تحلیل داده‌های ATS برای شناسایی گلوگاه‌ها و حذف مراحل غیرضروری، سرعت استخدام خود را بهبود بخشید. این موضوع هم در سرعت و اثربخشی جذب و هم بر بهبود عملکرد افراد به دلیل تسهیل فرایند، اثرگذار است.

برای انجام اینکار، فرآیند استخدام خود را با پرسیدن سوالات مناسب بررسی کنید: آیا تمامی مراحل استخدام واقعاً ضروری هستند؟ آیا ما کاندیدها را از منابع صحیح جذب می‌کنیم؟ آیا ما به سرعت با کاندیدها و به‌صورت داخلی در تیم استخدام ارتباط برقرار می‌کنیم؟ این سوالات را می‌توان با استفاده از معیارهای جذب از ATS برای بهینه‌سازی و تسریع فرآیند استخدام به‌طور مؤثر پاسخ داد.

استخدام داده محور

شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از داده‌ها و معیارهای استخدام، فرآیند استخدام خود را به‌طور مستمر بهبود بخشیده و تصمیمات بهتری بگیرند. با این که جمع‌آوری و پردازش این داده‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اما یک مطالعه توسط Deloitte نشان داد که سازمان‌های مبتنی بر داده‌ها 4 برابر بیشتر احتمال دارد که فرآیندهای استخدام خود را بهبود بخشند. شرکت‌هایی مانند آمازون از ATS‌های پیشرفته برای مدیریت حجم زیادی از داده‌های استخدامی استفاده می‌کنند که به آن‌ها کمک می‌کند گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و کارآیی استخدام خود را بهبود بخشند.

نیازی به ردیابی تمام معیارهای استخدام نیست. در عوض، با مدیریت ارشد خود گفتگو کنید تا چند معیار کلیدی را که با اهداف شرکت شما همخوانی دارد، شناسایی کنید. این تمرکز به شما کمک می‌کند تا بدون فشار آوردن به تیم خود، بینش‌های معنی‌داری به دست آورید. شرکت‌هایی مانند لینکدین معیارهایی مانند زمان استخدام و رضایت داوطلبان را برای ساده‌سازی فرآیند استخدام و بهبود تجربه داوطلبان در اولویت می‌دهند.

 داده‌های خود را ذخیره کرده و گزارش‌های مفیدی با استفاده از سیستم‌هایی مانند ATS، گوگل آنالیتیکس یا سامانه های جذب و استخدام استخراج کنید. بر چند معیار کلیدی که با نیازهای شرکت شما همخوانی دارند تمرکز کنید. این رویکرد اطمینان می‌دهد که تلاش‌های مبتنی بر داده‌های شما هم مؤثر و هم قابل مدیریت هستند.

داشتن یک برند کارفرمای قوی

یک برند کارفرمای قوی به‌طور قابل‌توجهی توانایی شما را در جذب و افزایش انگیزه کاندیدهای باکیفیت افزایش می‌دهد. سازمان‌هایی که بر برند کارفرمایی سرمایه‌گذاری می‌کنند، سه برابر بیشتر احتمال دارد که استخدام باکیفیت داشته باشند. با این حال، توسعه یک برند کارفرمای قوی فرآیندی پیچیده است که شامل اطمینان از تجربه مثبت داوطلبان و ترویج فرهنگ شرکت شما در شبکه های اجتماعی است. این تلاش مستمر نیازمند این است که فراتر از وظایف معمول خود عمل کرده و حمایت همکاران خود را جلب کنید.

ایجاد یک برند کارفرمایی مثبت، با اطمینان از تجربه خوب داوطلبان شروع می‌شود. شرکت‌هایی مانند Salesforce  به دلیل برند کارفرمایی قوی خود معروف هستند و با ارائه فرآیند شفاف استخدام و نشان دادن فرهنگ رشد در شرکت خود، آن را می‌سازند. آن‌ها به‌طور منظم داستان‌های کارکنان را به ارائه کرده و مزایای محیط کار را نشان می دهند و به کاندیدهای احتمالی کمک می‌کنند تا احساس واقعی از کار در آنجا را درک کنند.

در این راستا باید در نظر داشته باشید که همیشه به نظرات فضای آنلاین، چه مثبت و چه منفی، با احترام پاسخ دهید. همکاران خود را تشویق کنید که تجربیات کاری خود و آنچه که از شغلشان لذت می‌برند را از طریق پست هایشان به اشتراک بگذارند. بالاتر از همه، سعی کنید یک کارفرمای خوب باشید، زیرا تجربیات مثبت واقعی به‌طور طبیعی برند کارفرمایی شما را بهبود می‌بخشد.

تضمین تجربه خوب داوطلبان

تجربه داوطلبان نه تنها برای برند کارفرمایی مهم است، بلکه به عنوان یک عامل کلیدی هنگام ارزیابی پیشنهادات شغلی توسط بهترین داوطلبان عمل می‌کند. نحوه رفتار با داوطلبان در طول فرآیند استخدام، نشان‌دهنده نحوه رفتار شما با آن‌ها پس از استخدام است. اگر داوطلبان تجربه بدی داشته باشند، احتمال پذیرش پیشنهاد شما کمتر می‌شود. برعکس، تجربه مثبت داوطلبان می‌تواند برند کارفرمایی شما را تقویت کرده و داوطلبان خوب را تشویق به درخواست و پذیرش پیشنهادات شغلی شما کند. گزارشی توسط Talent Board  نشان داد که داوطلبانی که تجربه مثبتی داشتند، 38% بیشتر احتمال داشت که پیشنهاد شغلی را بپذیرند.

ارتباط مؤثر برای ایجاد تجربه خوب داوطلبان ضروری است. انتظارات ارتباطی را با اطلاع دادن به داوطلبان از زمان پاسخ‌دهی خود تعیین کنید. اگر از یک سیستم پیگیری درخواست‌ها (ATS) استفاده می‌کنید، یادآوری‌ها را تنظیم کرده و در زمان درست، این ایمیل ها را ارسال نمایید. نگه داشتن داوطلبان در تاریکی می‌تواند منجر به ناامیدی و عدم تعامل شود. شرکت‌هایی مانند زاپوس در ارتباط با داوطلبان بسیار موفق عمل کرده‌اند و با حفظ شفافیت در طول فرآیند استخدام، تجربه داوطلبان را به‌طور قابل‌توجهی بهبود بخشیده‌اند.

هماهنگی نیز یک جنبه اساسی دیگر است. هنگام برنامه‌ریزی مصاحبه‌های حضوری، تمام اطلاعات لازم مانند اینکه به چه کسی مراجعه کنند و چه چیزی در صورت لزوم به همراه داشته باشند را در اختیار داوطلبان قرار دهید. به وضوح توضیح دهید که چه انتظاری از مصاحبه دارند و مراحل بعدی چیست. اطمینان حاصل کنید که پذیرش از ورود آن‌ها مطلع است و آن‌ها را منتظر در لابی نگذارید. با انجام این اقدامات، شما احترام به وقت آن‌ها را نشان می‌دهید و تصویر مثبتی از سازمان خود ایجاد می‌کنید.

انتظارات ارتباطی را با اطلاع دادن به داوطلبان از زمان پاسخ‌دهی تعیین کنید. از ATS برای تنظیم یادآوری‌ها و استفاده از قالب‌های ایمیل برای اطلاع‌رسانی به داوطلبان بهره ببرید. هنگام برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها، دستورالعمل‌های دقیق ارائه دهید و هماهنگی لازم را انجام دهید تا داوطلبان بدون نیاز به انتظار بی‌مورد به موقع مصاحبه کنند.

ایجاد یک فرآیند استخدام کارآمد با برون سپاری

تیم‌های استخدام نیاز دارند به‌سرعت با کاندیدهای مناسب ارتباط برقرار کنند، داوطلبان را به‌راحتی ارزیابی کنند و در هر مرحله بر فرآیند اشراف دقیق داشته باشند و ذی نفعان را آگاه نمایند. استخدام‌کنندگان مسئول هماهنگی این ارتباطات هستند که می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به‌ویژه اگر رابطه آن‌ها با مدیران استخدام خوب نباشد. علاوه بر این، وظایف اداری مانند برنامه‌ریزی مصاحبه‌ها اغلب زمان ارزشمندی را می‌گیرند که می‌توانست برای هماهنگی فرآیند استخدام و اطمینان از تجربه خوب داوطلبان استفاده شود. یک مطالعه توسط انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) نشان داد که 60٪ از زمان استخدام‌کنندگان صرف وظایف اداری می‌شود، که نیاز به سیستم‌های کارآمدتر را نشان می دهد.

یکی از مواردی که می تواند بهره وری جذب و استخدام را افزایش دهد و سرعت آن را به گونه ای موثر بالا ببرد، برون سپاری جذب و استخدام است. با استفاده از این امکان، شما به منابع و کاندیدهای گروهی از متخصصان این حوزه دست می باید که با توجه به سابقه و تمرکزشان بر این حوزه، از ابزارهای موثرتری نیز استفاده می نمایند و می توانند به کمک این ابزارها و رویه ها، فرایند جذب و استخدام را نیز بهبود ببخشند.

جذب و استخدام از طریق برون سپاری کامل یا همکاری با گروه های برون سپاری جذب و استخدام، به شما به ویژه در جذب و استخدام کاندیدها با تخصص های ویژه، جذب با تعداد بالا یا سرعت بالاتر کمک می کند. 

ایجاد یک آکادمی آموزشی برای جذب استعدادهای بالقوه

ایجاد یک آکادمی آموزشی داخلی می‌تواند یک حرکت استراتژیک برای جذب و توسعه استعدادهای بالقوه باشد. با ارائه برنامه‌های آموزشی تخصصی، شرکت‌ها می‌توانند یک بانک اطلاعاتی از کاندیدهای ماهر بسازند که برای رفع نیازهای خاص آن‌ها تنظیم شده‌اند. به‌عنوان مثال، شرکت‌هایی مانند IBM و مایکروسافت با موفقیت آکادمی‌های آموزشی را برای پرورش استعدادهای آینده و جذب این افراد پس طی کردن مسیر آموزشی مشخص و منطبق با نیازهای سازمان‌های خود اجرا کرده‌اند. این آکادمی‌ها نه تنها مهارت‌های ضروری را ارائه می‌دهند، بلکه ارزش‌ها و فرهنگ شرکت را نیز به کارکنان جدید منتقل می‌کنند و هم‌سویی قوی بین استخدام‌های جدید و اهداف سازمانی ایجاد می نمایند.

یک آکادمی آموزشی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که استعدادهای بالقوه را زودتر شناسایی و با خود نیز آشنا کنند. با ارائه دوره‌های کارآموزی یا برنامه‌های کارآموزی، شرکت‌ها می‌توانند تجربه عملی و مشاوره‌ای ارائه دهند که برای حرفه‌ای‌های جوان و فارغ‌التحصیلان بسیار جذاب است. این رویکرد پیشگیرانه به ایجاد یک بانک اطلاعتی استعداد وفادار کمک می‌کند که از قبل با عملیات و ارزش‌های شرکت آشنا هستند. به‌عنوان مثال، برنامه کارآموزی زیمنس در توسعه کارکنان ماهر بسیار مؤثر بوده است و اغلب به کار خود در شرکت ادامه داده اند.

بنابران می توانید یک برنامه آموزشی را ایجاد کرده و مهارت‌های فنی و مهارت‌های نرم مرتبط با صنعت خود را به سایرین آموزش دهید. در این راستا می توانید از سامانه های آموزشی برای بهبود شیوه های آموزشی استفاده نمایید. به کمک این سامانه ها می توانید مسیر آموزشی خود را شفاف تر و مناسب تر ارائه کرده و پیشبرفت اهداف آموزشی خود را نیز بهتر رصد نمایید. ریرا آکادمی سامانه آموزش مجازی مناسب با نیازهای مجموعه هاست که علاوه بر آموزش آنلاین، به کمک آن می توانید انجام تکالیف، برگزاری آزمون ها، ارائه گواهینامه ها و ... را بررسی و مدیریت نمایید.

همانطور که گفته شد، استفاده از ابزارها و شیوه های نوین در جذب افراد بسیار موثر است. شیوه مکالمه و برخورد اولیه سازمان با کاندید از همان ابتدا، در ذهن ایشان نقش بسته و در ادامه مسیر قطعا اثرگذار خواهد بود. در این مسیر پرچالش و رقابتی، تمامی اجزای فرایند جذب را می بایست در نظر داشت. کمک گرفتن از نفرات کارآزموده و حرفه ای در این مسیر بسیار اهمیت دارد تا بتوانیم به مطلوب ترین نتایج دست یابیم.