موضوع جذب و استخدام طی سال های گذشته با توجه به رشد و توسعه فناوری، چابک تر شدن سازمان ها، چالش جذب و نگهداشت افراد در مجموعه ها و ... تغییر کرده است. به تبع این موارد، استراتژی های استخدام را نیز تحت تاثیر قرار داده اند. از آنجایی که سازمان ها، چشم انداز دائماً در حال تغییر را در نظر می گیرند، برون سپاری فرآیند استخدام (RPO) به عنوان یک رویکرد پیشرو برای مقابله با چالش های جذب استعداد ظاهر شده است.

در این مقاله سعی داریم تا در خصوص RPO و چگونگی ایجاد فرصت آن برای سازمان های مختلف، گفتگو کنیم و بررسی نماییم که برون سپاری جذب و استخدام چگونه است و چه آثاری دارد.

برون سپاری فرآیند استخدام چیست؟

برون سپاری فرآیند استخدام، یا RPO، یک استراتژی سازمانی است که غربالگری و استخدام کارگران شایسته یا ماهر را کارآمدتر و مقرون به صرفه تر می کند. جایی است که یک سازمان تمام یا فقط بخشی از فرآیندهای استخدام خود را به ارائه دهنده این سرویس می سپرد. درج آگهی استخدامی در شبکه ها و کانال های مختلف، بررسی اولیه روزمه ها و غربالگری، مصاحبه اولیه و حتی تهیه شرح شغلی می تواند بخشی از وظایف باشد.

معمولا یکی از چالش هایی که در جذب اتفاق می افتد و شاید به این دلیل هنوز به عنوان چالش در نظر گرفته می شود، که آنگونه که باید به آن پرداخته نشده است، مرحله پذیرش سازمانی است. از همان ابتدا که با فردی تماس گرفته و ایشان را به اولین گفتگو دعوت می کنیم، می بایست این را در نظر داشته باشیم که رفتار و گفتار ما، آیا نشان دهنده تمایل ما به همکاری است یا خیر. آیا در گفتگوی خود این اشتیاق را در چهارچوب احترام، به مخاطب مان اعلام می کنیم؟ حتی در درج آگهی شغلی نیز باید به این موضوع توجه شود. 

پس از ورود شخص به سازمان نیز این موضوع همچنان مهم است. آیا فرد آنچه که باید در خصوص سازمان بداند، دریافته است؟ آیا وظایف و مسئولیت ها، روابط و چهارچوب ها با توجه به جایگاه شغلی ایشان، برایشان شفاف شده است؟ آیا فرهنگ و ارزش های سازمان برای ایشان روشن شده است؟ آیا اگر دغدغه یا سوالی داشته باشد، می داند این موارد را از چه کسی باید بپرسد؟ آیا دیگران به خوبی از حضور ایشان و مسئولیت هایشان مطلع هستند؟ پاسخ به این سوالها، مشخص می کند که آیا همکار جدید خود را از این سازمان می داند یا خیر و آیا سازمان نیز ایشان را به عنوان عضو جدید شناخته است یا خیر. 

دسته ای از جذب های دوباره، به دلیل عدم پاسخگویی به همین نیاز است و نه جذب نادرست! به همین دلیل است که در ریرا، چه از خدمات برون سپاری منابع انسانی استفاده نمایید و چه از خدمات جذب و استخدام، ما فرایند پذیرش سازمانی را نیز برعهده خواهیم گرفت تا موضوع جذب و استخدام، به درستی پیش برود.

برون سپاری فرآیند استخدام (RPO) چگونه انجام می گردد؟

نیازسنجی

اولین گام در این فرایند، نیازسنجی است. ما باید به این سوال جوابی بسیار دقیق بدیم: "چه کسی را باید جذب کنیم؟" باید بدانیم که حوزه مسئولیت ها و وظایف این فرد چیست؟ تا بدانیم تخصص های مورد نیاز ایشان چه باید باشد. با چه افرادی بیشترین ارتباط را دارد؟ بنابراین مشخص می گردد که چه شایستگی هایی باید در ایشان قوی باشد. بسته مزایا و جبران خدمات به ایشان چه خواهد بود؟ آیا می ایشان پاداش عملکردی خواهند داشت؟ در صورتی که پاداش عملکردی برایشان در نظر خواهد گرفته شد، بر چه اساسی محاسبه می گردد؟

این موارد و اطلاعات این چنینی می بایست در بدو شروع فرایند تعیین گردد تا مناسب ترین گزینه ها در جذب و استخدام بررسی شده و در نظر گرفته شوند.

طراحی فرایند

پس از آنکه نیازسنجی اولیه مشخص شد، می بایست برنامه اجرایی نهایی گردد. در صورتیکه مجموعه منابع انسانی داخلی داشته باشد، می بایست مشخص شود که کدام یک از بخش های این فرایند بر عهده منابع انسانی داخلی، کدام بر عهده تیم خارجی است. چه کسی مصاحبه تخصصی را بر عهده دارد و زمان های مصاحبه و برنامه ریزی آن به چه صورت خواهد بود. بسیار مهم است که در تمام طول این مسیر یکپارچگی وجود داشته باشد و کاندیدهای مصاحبه، احساس سردرگمی نداشته باشند و به خوبی از ادامه مسیر مطلع گردند.

بنابراین پیش از شروع، تعیین مسیر راه و افرادی که باید در این مسیر باشند، می بایست مشخص گردد.

غربالگری و ارزیابی

غربالگری از همان ابتدا که رزومه متقاضیان به دستمان می رسد، شروع می گردد. بنابراین باید این موضوع را در نظر داشته باشیم که براساس چه پارامترهایی این افراد را رد یا تایید می نماییم. چه صلاحیت ها، مهارت ها و تجربیاتی در این افراد می بینیم. پس از بررسی اولیه، با توجه به ماهیت شغل مدنظر و سطح سازمانی، چگونه می بایست اولین قرار گفتگو را تنظیم نماییم؟ در برخی مشاغل حتی بهتر است گفتگو در فضایی خارج از محل شرکت باشد، یا گفتگوی اولیه به صورت آنلاین باشد و ... هرکدام از این گزینه ها بسته به شرایط کاندید و شغل می بایست در نظر گرفته شود و باید آمادگی این موضوعات و سناریوهای مناسب آنها را در نظر بگیریم.

بسیار مهم است که از معیارها و روش های ارزیابی مناسب استفاده نماییم. این معیار ها و روش ها می بایست همسویی مناسبی با ارزش ها، فرهنگ سازمان، توانایی هایی و شایستگی های مد نظر برای شغل باشد تا مناسب ترین کاندید برای شغل و سازمان را انتخاب کرده و جذب نماییم. این موضوع را در نظر داشته باشیم که مناسب ترین فرد همواره می بایست تناسب خوبی با موارد عنوان شده داشته باشد و نه پایین تر و نه بالاتر از حد انتظار ما در هر یک از موارد باشد. اگر فردی را جذب کنیم که فراتر از موارد مدنظر مان است، به زودی با یک نیروی بی انگیزه مواجه خواهیم شد که می بایست به فکر جایگزین کردنشان باشیم.

معمولا مصاحبه های فنی، توسط افراد ارشد فنی هر سازمان انجام می گیرد. زیرا علاوه بر دانش فنی، تجربه ایشان در مجموعه می تواند در ارزیابی کاندیدها بسیار موثر باشد و اشخاص را بتوانیم با توجه به در نظر گرفتن شرایط مختلف بسنجیم. اما در صورتیکه این سمت، جدید باشد، شاید لازم باشد شخص فنی دیگری را برای مصاحبه در نظر بگیریم که خارج از سازمان هستند. در این صورت می بایست ایشان را پیش از انجام مصاحبه کاملا نسبت به موضوع، شرایط، خط قرمز ها و ... آگاه نماییم تا فرایند به خوبی پیش برود.

ارائه پیشنهاد همکاری

پیش از آنکه به ارائه پیشنهاد همکاری بپردازیم، بهتر است این موضوع را در نظر داشته باشیم که می بایست همه متقاضیان را از نتیجه فرایند استخدام مطلع نماییم. اگر پروسه جذب متوقف گردد یا شخصی مورد تایید نباشد باید به متقاضیان این موضوع را اعلام نماییم که در حال حاضر امکان همکاری با ایشان را نداریم. این موضوع علاوه بر اثرگذاری مثبت بر افراد، بر برند کارفرمایی مجموعه نیز بسیار اثرگذار خواهد بود.

پیشنهاد همکاری نیز با توجه به شغل و جایگاه شغلی می بایست مطرح گردد. برای برخی از مشاغل، تماس تلفنی و در پی آن ارسال ایمیل و برای برخی برگزاری جلسه ارائه پیشنهاد همکاری و گفتگو با متقاضی را خواهیم داشت. مهمترین نکته در این بخش آن است که شیوه ارائه پیشنهادمان نشان دهنده احترام و علاقه مندی ما به همکاری باشد. خوب است که کمی در خصوص چگونگی جمع بندی نیز در صورت امکان با کاندید گفتگو کنیم.

گزارش تحلیلی

بخش مهمی از پروسه جذب و استخدام، ارائه گزارش تحلیلی است. اینکه چه تعداد متقاضی بررسی شده، در کدام مرحله رد شده یا انصراف داده اند، اطلاعات بسیار مهمی در اختیارمان قرار می دهد. ما با استفاده از این اطلاعات می توانیم برای جذب و استخدام های بعدی، برنامه ریزی بهینه تری انجام دهیم. درصد کاندید های تایید نشده از یک کانال مشخص، درصد کاندید های منصرف شده پس ارائه پیشنهاد کاری، درصد کاندید های رد صلاحیت شده برای یک شغل و ... همگی جز اطلاعاتی هستند که به ما در برنامه ریزی های آینده کمک کرده و به نشان می دهند برای جذب در یک شغل و جایگاه شغلی در مجموعه، چگونه و از چه زمانی باید برنامه ریزی نماییم تا به نتایج مطلوب دستیابیم.

مزایای برون سپاری فرآیند استخدام (RPO)

استخدام آسان تر و کارآمدتر 

خبرگان جذب و استخدام، در یافتن و استخدام شایسته ترین کارمندان متخصص هستند. آنها دانش، تجربه و شبکه خوبی برای این موضوع دارند و از فناوری و روش های پیشرفته منبع یابی برای یافتن و جذب نامزدهای واجد شرایط استفاده می کنند.این ارائه دهندگان فرآیندها را ساده و خودکار می کنند و مدیریت آنها را آسان تر می نمایند و زمان لازم برای پر کردن موقعیت های خالی شغلی را کاهش می دهند.

تمرکز آنان بر این حوزه، موجب می گردد تا با انواع روش های جذب و استخدام و غربالگری به خوبی آشنا باشند و تخصصشان در این حوزه، نرخ جذب های موفق و موثر را بالاتر ببرد. 

صرفه جویی در زمان و انرژی

ارائه دهندگان RPO کارهای زمان بر مانند یافتن کاندیدها، غربالگری رزومه ها و ارزیابی ها و توصیه های اولیه را انجام می دهند. بیشتر RPO ها از فناوری، سیستم های خودکار و شبکه های حرفه ای استفاده می کند. آنها دانش تخصصی برای سرعت بخشیدن به فرآیند و کاهش زمان لازم برای استخدام و پر کردن جایگاه های شغلی خالی مجموعه ها را دارند. این پیمانکاران برون سپاری، منابع و فرآیندهای کارآمدی دارند که یافتن و گفتگو با نامزدها را آسان تر و چرخه های استخدام را کوتاه تر می کند.

صرفه اقتصادی

ارائه دهندگان برون سپاری فرآیند استخدام، مهارت ها و ابزارهایی را برای یافتن سریع و مقرون به صرفه بهترین کاندیدها دارند. این موضوع علاوه بر کم تر کردن هزینه ها، به دلیل تسریع فرایند و به تبع آن کاهش صرف انرژی و همچنین جذب سریع تر برای جایگاه های شغلی خالی به کاهش فرصت های از دست رفته نیز کمک می کنند.

با استفاده از مهارت ها و منابع ارائه دهندگان شرکت ها و مجموعه های برون سپاری جذب و استخدام، کسب و کارها می توانند پول بیشتری را پس انداز کنند، بازگشت سرمایه بهتری داشته باشند و بودجه استخدام شان را بهینه نمایند.

در کل، در نظر داشتن برون سپاری منابع انسانی مزایای متعددی مانند ساده سازی عملیات جذب در عین افزایش کارایی، صرفه جویی در زمان و هزینه و امکان دسترسی به منابع جذب و استخدام را فراهم می سازد. چه یک مجموعه منابع انسانی داخلی و مستقر خود را داشته باشد و چه نه، راهکار برون سپاری جذب و استخدام می تواند در بازه زمانی کوتاه تری، فرد مناسب را به شما معرفی نموده و به رشد و توسعه تیم شما کمک کند.