تصور کنید می‌توانستید با اطمینان بدانید:
- کدام کارمندان شما، علاوه بر عملکرد عالی امروز، پتانسیل شگفت‌انگیزی برای آینده دارند؟
- روی چه کسانی باید سرمایه‌گذاری بلندمدت کنید؟
- چه کسی می‌تواند مدیر ارشد آینده شما باشد؟
آیا پاسخ‌های شما محدود به افرادی است که مرتباً با آنها در ارتباط هستید؟ آیا استعدادهای پنهان را هم در نظر گرفته‌اید؟ و مهم‌تر از همه، چقدر به قضاوت خود اطمینان دارید؟
اینها چند نمونه از سوالاتی است که گزارش 9 باکس به آنها پاسخ می دهد. در واقع 9 باکس ابزاری است که عملکرد و پتانسیل افراد را اندازه گیری کرده و به ما نشان می دهد که وضعیت کارکنان مجموعه در زمینه عملکرد و پتانسیل چگونه است و تصویری جامع از وضعیت کارکنان ارائه می‌دهد که می توانیم در برنامه های جانشین پروری و توسعه افراد از این اطلاعات استفاده کنیم.
یکی دیگر از مهمترین ارزش هایی که به کمک ابزار 9 باکس می توانیم به دست بیاوریم، شناسایی آن دسته از افراد کلیدی در سازمان است که به دلایلی همچون درونگرا بودن، ضعف در ارائه، حضور در لایه های پایین تر سازمان و ... دیده نشده و یا کمتر دیده شده اند! بنابراین ما به وسیله این ابزار علاوه بر بهبود و افزایش دقت در برنامه ریزی های توسعه ای افراد و جانشین پروری، می توانیم نگاه جامع و منصفانه تری نسبت به افراد سازمان داشته باشیم که این موضوع بسیار مهمی در هر سازمان است.
تصور کنید شما فردی هستید که همواره در تلاش است تا بهترین عملکرد خود را داشته باشد اما در لایه‌های میانی سازمان "گم" شده‌اید و یا مدیر تیم شما مدتی است که از تیم جدا شده است و اعضای تیم شما مانند سایرین در معرض دید مدیران ارشد نیستند و ... اما از طرف منابع انسانی سازمان و یا مدیران ارشد به عنوان یکی از نفرات موثر در سازمان دیده می شوید و ضمن تقدیر از شما، برنامه های رشد و توسعه ویژه ای برایتان در نظر گرفته می شود. چه احساسی به شما دست می دهد؟ آیا چنین چیزی برای شما یک ارزش و مزیت مهم برای ماندگاری در سازمان نخواهد بود؟
اما ساختار 9 باکس چگونه است؟ همانطور که در شکل زیر می بینید، 9 باکس، یک ماتریس 3*3 است که دارای محورهای عملکرد و پتانسیل می باشد.
همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، هر خانه در ماتریس 9 باکس نشان‌دهنده ترکیب خاصی از عملکرد و پتانسیل است که به آن نامی اختصاص داده ایم. حال به بررسی این اسامی می پردازیم:
ستاره‌ها (پتانسیل بالا، عملکرد بالا):
کارکنانی که هم در حال حاضر عملکرد عالی دارند و هم پتانسیل بالایی برای رشد و پیشرفت نشان می‌دهند. اینها افرادی هستند که احتمالاً رهبران آینده سازمان خواهند بود. از جمله برنامه هایی که سازمان می تواند برای این گروه داشته باشد، می توان برنامه‌های توسعه رهبری پیشرفته، منتورینگ با مدیران ارشد، مشارکت، در پروژه‌های استراتژیک سازمانی، فرصت‌های چرخش شغلی برای کسب تجربه در حوزه‌های مختلف و برنامه‌های انگیزشی ویژه برای حفظ آنها را نام برد.
الماس‌های خام (پتانسیل بالا، عملکرد متوسط):
کارکنانی با پتانسیل بالا که هنوز به اوج عملکرد خود نرسیده‌اند. با راهنمایی و توسعه مناسب، می‌توانند به "ستاره‌ها" تبدیل شوند. این گروه نیز برای ما بسیار اهمیت دارند. احتمالا ستاره ها در سازمان بیشتر از این گروه دیده می شوند و مورد توجه قرار می گیرند و این گروه با داشتن توانایی و پتانسیل بالا در سایه ستاره ها پنهان می مانند و به همین دلیل ممکن است سازمان را ترک کنند در حالی که پتانسیل و عملکرد بسیار خوبی دارند.
بنابراین شناخت این گروه و حفظ آنان برای ما بسیار اهمیت دارد. از جمله برنامه هایی که می توان برای این گروه نام برد، کوچینگ فشرده برای بهبود عملکرد، برنامه‌های آموزشی تخصصی برای پر کردن شکاف‌های مهارتی، تعیین اهداف چالش‌برانگیز و البته قابل دستیابی و جلسات بازخورد منظم برای شناسایی موانع عملکردی است تا بتوانند به زودی در گروه ستاره ها قرار بگیرند.
معماها (پتانسیل بالا، عملکرد پایین):
افرادی که پتانسیل بالایی دارند اما عملکرد فعلی‌شان پایین است. نیاز به بررسی دقیق برای شناسایی موانع عملکردی و رفع آنها دارند. نکته مهم در این گروه آن است که این دسته ممکن است به دلایل شخصی یا شرایط تیم نتوانند عملکرد بالایی از خود نشان بدهند. مهم است که سابقه و روندهای این گروه را چک کنیم تا تشخیص دهیم که چه عواملی موجب شده اند تا این افراد علی رغم پتانسیل خوبی که دارند، نتوانند آنطور که باید عملکرد خوبی داشته باشند.
از جمله برنامه هایی که می توانیم برای این دسته از افراد داشته باشیم، ارزیابی دقیق برای شناسایی دلایل عملکرد پایین، برنامه بهبود عملکرد (PIP) با اهداف کوتاه‌مدت و قابل سنجش، کوچینگ یک به یک برای رفع موانع عملکردی و بررسی امکان تغییر نقش یا بخش برای تطبیق بهتر با توانایی‌ها است.
ستون‌های سازمان (پتانسیل متوسط، عملکرد بالا):
کارکنان قابل اعتماد و با ثبات که عملکرد بالایی دارند اما ممکن است پتانسیل محدودی برای پیشرفت بیشتر داشته باشند. اینها افراد کلیدی در حفظ ثبات سازمانی هستند. این افراد از گزینه های مناسب برای انجام کارهای پرچالش و با تکرار هستند. افرادی که همواره علاقمندند تا از دانش و تجربه خود در حل مسائل استفاده نمایند و از جایگاه خود رضایت دارند.
برای این گروه می توان برنامه هایی همچون فرصت‌های منتورینگ برای انتقال دانش به دیگران، برنامه‌های توسعه مهارت‌های تخصصی پیشرفته، مشارکت در تصمیم‌گیری‌های مربوط به حوزه تخصصی خود، برنامه‌های قدردانی و پاداش برای حفظ انگیزه داشت. بهتر است این گروه از سازمان را به عنوان الگو برای افرادی که دارای کارهای پرتکرار هستند، معرفی نمایید تا انگیزه خود را برای انجام این امور از دست ندهند و بدانند چنین افرادی که عملکرد خوبی نیز دارند، به خوبی در سازمان دیده شده و از آنها تقدیر می شود.
کارکنان اصلی (پتانسیل متوسط، عملکرد متوسط):
اکثریت کارکنان معمولاً در این دسته قرار می‌گیرند. آنها عملکرد قابل قبولی دارند و می‌توانند با انگیزه و فرصت‌های مناسب، پیشرفت کنند. برخی از سازمان ها، در تلاش هستند تا این گروه را مدام به سمت ستاره ها و گروه های بالاتر سوق دهند، اما این موضوع را در نظر داشته باشید علی رغم میل شما به این موضوع به عنوان مدیران ارشد یا صاحبان کسب و کار، این مسئله سودی برای سازمان شما ندارد!
فرض کنید تمامی افرادی که جذب کرده اید، از نخبگان و برترین افراد باشند، سازمان شما برای چند درصد از این افراد امکان ایجاد فرصت رشد و توسعه را دارد؟ آیا همه افراد می توانند در مجموعه شما ارتقا پیدا کنند؟ آیا انگیزه کافی برای این افراد را می توانید ایجاد نمایید تا به انجام کارهای پرتکرار اما ضروری مجموعه بپردازند؟ این موضوع نکته بسیار مهم و حیاتی در چیدمان نفرات شماست. پس این مسئله که درصد بالایی از افراد در این گروه قرار داشته باشند، موضوعی طبیعی است.
برنامه هایی که برای کارکنان اصلی سازمان می توانیم داشته باشیم نیز، برنامه هایی مانند برنامه‌های آموزشی منظم برای بهبود مهارت‌ها، تعیین اهداف واضح و قابل دستیابی، جلسات بازخورد دوره‌ای برای شناسایی فرصت‌های بهبود و فرصت‌های کار تیمی برای یادگیری از همکاران است.
نیازمند بهبود (پتانسیل متوسط، عملکرد پایین):
کارکنانی که عملکرد پایینی دارند اما پتانسیل متوسطی نشان می‌دهند. نیاز به برنامه‌های توسعه‌ای فوری و هدفمند دارند تا عملکردشان را بهبود بخشند. اگر فوری دست به کار شویم، این گروه را می توانیم به زودی وارد گروه کارکنان اصلی نماییم. در غیر اینصورت، به زودی وارد دسته آخر شده و از سازمان حذف می گردند.
برنامه های این گروه می تواند شامل برنامه بهبود عملکرد (PIP) با اهداف مشخص و زمان‌بندی شده، آموزش‌های ضروری برای پر کردن شکاف‌های مهارتی، منتورینگ با یک همکار با عملکرد بالا و جلسات پیگیری هفتگی برای بررسی پیشرفت باشد.
متخصصان قابل اعتماد (پتانسیل پایین، عملکرد بالا):
افرادی که در نقش فعلی خود بسیار خوب عمل می‌کنند اما ممکن است پتانسیل محدودی برای پیشرفت یا تغییر نقش داشته باشند. آنها در تخصص خود ارزشمند هستند. این گروه نیز مانند ستون های سازمان، گروه مهمی هستند و می توان به آنها کارهای پرتکرار و با چالش های کمتر به نسبت ستون های سازمان را داد. این افراد در فعالیت های میدانی می توانند به خوبی و به شیوه ای موثر نقش خود را ایفا نمایند.
برنامه هایی که برای این گروه مناسب هستند، می توانند شامل فرصت‌های توسعه تخصصی در حوزه کاری خود، مشارکت در آموزش و منتورینگ کارکنان جدید، قدردانی و پاداش برای تخصص و ثبات عملکرد و بررسی امکان گسترش مسئولیت‌ها در حوزه تخصصی باشد. این افراد می توانند با رشد و توسعه می توانند تبدیل به ستون های سازمان شوند.
کارکنان ثابت (پتانسیل پایین، عملکرد متوسط):
کارکنانی که عملکرد متوسطی دارند و پتانسیل محدودی برای رشد نشان می‌دهند. ممکن است نیاز به بررسی برای بهبود عملکرد یا یافتن نقش مناسب‌تر داشته باشند. این گروه درصد زیادی در سازمان نیستند و با رشد و توسعه می بایست بتوانند در گروه کارکنان اصلی قرار بگیرند، در غیر اینصورت تبدیل به گروهی می شوند که به دلیل پتانسیل پایین و ترس از دست نیافتن به موقعیت های بهتر خارج از سازمان، چسبندگی نامناسبی به سازمان پیدا کنند و فرهنگ کاری و عملکردی سازمان را به سمت رخوت سوق دهند.
از جمله برنامه های مناسب برای این گروه، تعیین اهداف واضح و قابل سنجش برای بهبود عملکرد، آموزش‌های لازم برای حفظ و بهبود مهارت‌های فعلی، بررسی امکان تغییر نقش برای یافتن جایگاه مناسب‌تر و جلسات بازخورد منظم برای شناسایی نقاط قوت و ضعف و توسعه نقاط قوت آنان است.
عملکرد ضعیف (پتانسیل پایین، عملکرد پایین):
کارکنانی که هم عملکرد پایین و هم پتانسیل محدودی دارند. نیاز به اقدام فوری برای بهبود عملکرد یا تصمیم‌گیری درباره آینده آنها در سازمان وجود دارد. در خصوص این گروه خیلی سریع باید تصمیم گیری شود تا علاوه بر ایجاد شرایط رشد شخصی خود، مانع رشد و توسعه سایر افراد سازمان نشوند.
برنامه های این گروه شامل برنامه بهبود عملکرد (PIP) فشرده با اهداف کوتاه‌مدت و دقیق، ارزیابی دقیق برای شناسایی دلایل عملکرد ضعیف و برنامه ریزی رفع آنان، آموزش‌های اساسی برای بهبود مهارت‌های پایه و بررسی امکان تغییر نقش یا خروج از سازمان در صورت عدم بهبود است.
همانطور که می بینید 9 باکس به ما این امکان را می دهد که علاوه بر برنامه ریزی برای افراد کلیدی سازمان، استراتژی‌های مناسبی برای هر گروه از کارکنان تدوین شود. این برنامه ها و استراتژی ها شامل برنامه‌های توسعه، آموزش، ارتقا یا حتی خروج از سازمان است. هدف نهایی نیز بهینه‌سازی عملکرد کلی سازمان و پرورش استعدادها برای موفقیت آینده مجموعه است.
9 باکس ریرا
در ریرا ما ابزار 9 باکس استاندارد را با توجه به استانداردهای جهانی و به وسیله دانش متخصصین داخلی تهیه کرده ایم تا تمامی این مواردی که مطالعه نموده اید را بتوانید به راحتی در مجموعه خود بررسی و شناسایی نمایید. ابزار 9 باکس ریرا، به شما این امکان را می دهد تا تمامی گروه های فوق را بررسی نموده و برای آنها به کمک متخصصین منابع انسانی مجموعه خود و یا متخصصین ریرا، برنامه ریزی نموده و گام به گام این برنامه ها را اجرا نمایید.
عکس فوق که نمایی از ابزار 9 باکس ریرا می باشد، به شما این امکان را می دهد تا به وسیله اطلاعات حال حاضر سازمان یا از طریق ابزارهای مجموعه ریرا، 9 باکس مجموعه خود را در سطوح و گروه های مختلف از جمله مدیران ارشد، مدیران میانی، سطوح کارشناسی، دپارتمان های مختلف و همه سازمان را داشته باشید.
این ابزار پیشرفته به شما امکان می‌دهد تا:
ارزیابی یکپارچه داشته باشد: با استفاده از داده‌های موجود سازمان یا ابزارهای تخصصی ریرا، 9 باکس را برای تمام سطوح سازمانی ایجاد کنید. از مدیران ارشد تا کارشناسان، از دپارتمان‌های مجزا تا کل سازمان.
مقایسه هوشمند انجام دهید: گروه‌های مختلف را به صورت یکپارچه یا در مقایسه با یکدیگر بررسی کنید. این دیدگاه جامع، تصویری شفاف از وضعیت کلی سازمان و هر تیم ارائه می‌دهد.
استعدادهای پنهان را کشف کنید: افرادی که در ساختار فعلی سازمان "گم" شده‌اند را شناسایی کرده و در جایگاه مناسب خود قرار دهید.
استراتژی مبتنی بر داده تدوین کنید: با اطلاعات دقیق و جامع، استراتژی‌های رشد و توسعه سازمانی خود را با اطمینان بیشتری طراحی و اجرا کنید و برای هر گروه، برنامه مناسب با آن گروه را داشته باشید.
چگونه شروع کنیم؟
تیم متخصصین منابع انسانی ریرا آماده است تا:
شما را با نحوه استفاده از این ابزار قدرتمند آشنا کند.
آموزش‌های لازم را برای بهره‌برداری حداکثری ارائه دهد.
در تمام مراحل پیاده‌سازی و استفاده، پشتیبانی تخصصی ارائه کند.
با ابزار 9 باکس ریرا، مسیر رشد و توسعه افراد و کسب و کارتان را با دقت و اطمینان بیشتری ترسیم نمایید تا از رشد، توسعه و وفاداری افراد کلیدی مطمئن شوید. آینده موفق سازمان شما از همین‌جا آغاز می‌شود.
با ما تماس بگیرید و اولین قدم را برای تحول سازمانی بردارید.
ریرا؛ همراه شما در مسیر تعالی سازمانی است.