همانطور که در مقاله قبل گفتیم برون سپاری منابع انسانی به معنی محول کردن یک پروژه یا کار از یک سازمان به فرد یا تیمی از یک سازمان دیگر است. این امر می تواند شامل وظایفی مانند جذب و استخدام، مدیریت و نگهداشت کارکنان، طراحی و پیاده سازی سیستم های جبران خدمات، طراحی و پیاده سازی ساختار سازمانی، اجرای فرآیندهای مرتبط با رشد و توسعه کارکنان و تدوین برنامه های توسعه ای، طراحی و پیاده سازی مدیریت عملکرد، محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد و ... باشد.
برون سپاری منابع انسانی به یک استراتژی محبوب برای شرکت هایی تبدیل شده است که هدف آن ها ساده کردن عملیات، تمرکز بر شایستگی های اصلی و کاهش هزینه ها است. این روش برای کاهش هزینه های سازمان و رشد سریع آن و در صورت مدیریت درستهیچ نقطه ضعفی ندارد. برون سپاری منابع انسانی برای شرکت‌هایی مناسب است که در زمینه‌های مختلف فعالیت می‌کنند و نیاز به تخصص و تجربه در مدیریت منابع انسانی دارند. این شرکت‌ها می‌توانند از مزایای برون سپاری منابع انسانی بهره‌مند شوند، از جمله افزایش کیفیت و بهره‌وری، صرفه‌جویی در زمان، و توسعه قابلیت‌های راهبردی سازمان. در مقاله قبل از مزایای برون سپاری صحبت کردیم حال میخواهیم مرحله ی پس از آن یعنی ریسک های برون سپاری منابع انسانی و استراتژی برای کاهش ریسک های و چگونگی نحوه ی انتخاب یک سازمان مناسب صحبت کنیم.
دلایل متعددی وجود دارد که چرا سازمان ها ممکن است وظایف منابع انسانی را برون سپاری کنند. برخی از رایج ترین دلایل عبارتند از:
صرفه جویی در هزینه: برون سپاری می تواند به سازمان ها کمک کند تا با کاهش نیاز به استخدام و حفظ کارکنان منابع انسانی داخلی، در پول خود صرفه جویی کنند. ارائه دهندگان منابع انسانی شخص ثالث اغلب دارای صرفه جویی درمقیاس هستند که به آن ها امکان می دهد خدمات را با هزینه کمتری نسبت به سازمان ها ارائه دهند.
تمرکز بر شایستگی های اصلی: با برون سپاری عملکردهای منابع انسانی، سازمان ها می توانند کارکنان منابع انسانی داخلی خود را آزاد کنند تا بر شایستگی های اصلی خود، مانند مدیریت استعداد و ابتکارات استراتژیک منابع انسانی تمرکز کنند. این می تواند به سازمان ها کمک کند تا عملکرد کلی خود را بهبود بخشند.
تخصص و تجربه: شرکت‌های برون‌سپاری منابع انسانی معمولاً دارای تخصص و تجربه کافی در این زمینه هستند و می‌توانندوظایف مختلف منابع انسانی را با کیفیت بالا انجام دهند.
چرا باید به ریسک های برون سپاری منابع انسانی اهمیت دهیم؟
به ریسک‌های برون سپاری منابع انسانی اهمیت می‌دهیم زیرا، این روش می‌تواند به ایجاد ریسک‌های مختلف منجر شود که می‌توانند به شکست پروژه‌ها، از دست دادن اطلاعات رقابتی، و کاهش چابکی سازمان در صورت مدیریت نادرست ریسک‌ها منجر شوند. برون سپاری منابع انسانی می‌تواند به ریسک‌های ناشی از عدم هماهنگی در بین شرکت‌ها و کارکنان، از دست دادن کنترل بر فرآیندها، و ریسک‌های ناشی از عدم رعایت مقررات امنیتی منجر شود. به همین دلیل، شناسایی و مدیریت ریسک‌های برون سپاری منابع انسانی به صورت فعال و مداوم ضروری است تا بتوان از اثرات نامطلوب این روش جلوگیری کرد.
حال، به ریسک ها و از همه مهم تر راه حل های کلیدی آن میپردازیم
ریسک ها و راه حل های برون سپاری منابع انسانی
از دست دادن کنترل: برون سپاری عملکردهای منابع انسانی ممکن است منجر به از دست دادن کنترل بر جنبه های حیاتی کسب و کار شما شود. این نگرانی معتبر است، زیرا منابع انسانی ستون فقرات هر سازمانی است که داده های حساس کارکنان و مسائل مربوط به انطباق را مدیریت می کند اما راه حل اساسی آن میتوان به ایجاد یک قرار داد قوی در سطح خدمات با شریک برون سپاری خود اشاره کرد که در آن انتظارات و معیار های عملکرد خود را به وضوح ترسیم کرده و به طور منظم عملکرد آن ها را بررسی و ارزیابی کنید تا از همسویی با اهداف شرکت خود اطمینان حاصل کنید.
نقض امنیت داده ها: با برون سپاری منابع انسانی، انتقال اطلاعات محرمانه کارکنان به ارائه دهندگان شخص ثالث انجام می شود. نقض داده ها می تواند عواقب شدید حقوقی و اعتباری داشته باشد شما میتوانید با انتخاب شرکای برون سپاری با اقدامات امنیتی سختگیرانه، امنیت داده ها را در اولویت قرار دهید اینگونه که به طور منظم پروتکل های امنیتی آن ها را بررسی کنید و آموزش کارکنان را در مورد حریم خصوصی داده ها انجام دهید.
کیفیت خدمات: برون سپاری عملکردهای منابع انسانی ممکن است منجر به تغییرات در کیفیت خدمات شود. سطوح خدمات ناسازگار می تواند بر رضایت کارکنان و کارایی کلی منابع انسانی تأثیر منفی بگذارد شما میتوانید شرکای برون سپاری با سابقه اثبات شده در ارائه خدمات منابع انسانی با کیفیت بالا را انتخاب کنید شاخص روشنی (KPI) ایجاد کنید و به طور منظم عملکرد آن ها را در برابر این معیار های کلیدی عملکرد ارزیابی کنید. کانال های ارتباطی را باز نگه دارید تا به سرعت مشکلات مربوط به خدمات را برطرف کنید.
استراتژی های کاربردی برای کاهش ریسک های برون سپاری منابع انسانی
برای کنترل ریسک های برون سپاری منابع انسانی می توان از این استراتژی ها استفاده کرد:
انتخاب شرکت های برون سپاری منابع انسانی کارآمد: در انتخاب شرکت هایی برای برون سپاری منابع انسانی، باید به عوامل مختلفی توجه کرد. اولین موردی که باید در نظر گرفته شود، تخصص و تجربه شرکت برون سپاری است. شرکتی که در زمینه منابع انسانی فعالیت دارد و تجربه کافی در این زمینه دارد، می‌تواند به شما کمک کند تا به بهترین نتیجه برسید.در نهایت، انتخاب شرکت برون سپاری منابع انسانی باید با توجه به نیازهای ویژه شما صورت گیرد. بررسی دقیق نیازهای شرکت و انتخاب شرکتی که بتواند به بهترین شکل به این نیازها پاسخ دهد، می‌تواند به شما کمک کند تا از برون سپاری منابع انسانی بهترین استفاده را برده و به رشد و توسعه شرکت خود بپردازید.
بررسی و ارزیابی مهارت ها و تجربیات کارکنان برون سپاری شده: بررسی و ارزیابی مهارت ها و تجربیات کارکنان برون سپاری شده، می تواند به کاهش ریسک های برون سپاری کمک کند. برای این منظور، باید کارکنان برون سپاری شده را به صورت دقیق بررسی و ارزیابی کرده و صحت اطلاعات آنها را تأیید کرد.
امضای قراردادهای واضح و کامل با شرکت های برون سپاری:امضای قراردادهای کامل و واضح با شرکت های برون سپاری، ریسک های برون سپاری را کاهش می دهد. در این قراردادها باید شرایط کاری، مسئولیت ها و حقوق و دستمزد کارکنان برون سپاری شده، به صورت دقیق و کامل تعریف شوند.
انجام بازرسی های مستمر بر عملکرد کارکنان برون سپاری شده:انجام بازرسی های مستمر بر عملکرد کارکنان برون سپاری شده، به کاهش ریسک های برون سپاری کمک می کند. در این بازرسی ها، باید عملکرد کارکنان برون سپاری شده بررسی شود و در صورت نیاز، تصحیح شود.
ما در ریرا، برای اجرای برون سپاری منابع انسانی، از همان ابتدا به شما نقشه راه کامل و جامع به همراه زمان بندی ارائه می دهیم که برایتان شفاف باشد چگونه همراهتان هستیم. همچنین اعضای تیم ما، با هماهنگی قبلی، در طول هفته در کنار شما خواهند بود تا علاوه بر اجرای درست فرایندها، حال و هوای مجموعه را درک و لمس نمایند و ارتباط بهتری در این بین شکل گیرد.
انجام تحقیقات و بررسی های لازم در مورد شرکت های برون سپاری: انجام تحقیقات و بررسی های لازم در مورد شرکت های برون سپاری، می تواند به کاهش ریسک های برون سپاری کمک کند. در این تحقیقات و بررسی ها، باید شرایط کاری، مسئولیت ها و حقوق و دستمزد کارکنان برون سپاری شده، به صورت دقیق و کامل بررسی شوند.
ایجاد یک سیاست و رویه های مناسب برای مدیریت و کنترل ریسک های برون سپاری منابع انسانی: در این سیاست و رویه ها، باید مسئولیت ها و وظایف هر کدام از طرفین، شرایط کاری و حقوق و دستمزد کارکنان برون سپاری شده، به صورت دقیق و کامل تعریف شوند.
استفاده از روش های ارزیابی و پیشگیرانه: برای کنترل ریسک های برون سپاری منابع انسانی، می توان از روش های ارزیابی و پیشگیرانه استفاده کرد. استفاده از روش‌های ارزیابی و پیشگیرانه برای کاهش ریسک‌های برون سپاری منابع انسانی امری ضروری و حیاتی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از مزایای این روش بهره‌مند شوند و از مشکلات و ریسک‌های آن جلوگیری کنند. برای این منظور، می توان از ابزارهایی مانند نظرسنجی ها، آزمون های تجربی و بررسی پیشینه کارفرما استفاده کرد.
استفاده از رویکرد پروژه ای یا رویکرد فرایند محور: برون سپاری بر اساس ماهیت کاری که برون سپاری می شود، هم می تواند به صورت پروژه ای باشد، هم رویکردی فرایند محور داشته باشد. بعضی از امور هستند که تعریف آنها، به صورت پروژه ای ساده می باشند. اما مواردی وجود دارند که نیازمند خطا و آزمایش هستند و بهتر است که فرایند محور باشند.رویکرد پروژه ای با تمرکز بر اهداف مشخص و زمانبندی دقیق می تواند به مدیران کمک کند تا فرآیندهای برون سپاری را بهبود بخشند و ریسک های مربوط به عدم کارایی یا عملکرد ناپایدار را کاهش دهند. از سوی دیگر، رویکرد فرایند محور با تمرکز بر بهبود فرآیندها و کنترل کیفیت می تواند به شرکت ها کمک کند تا مشکلات برون سپاری را بهبود بخشند و از ریسک های مربوط به عدم تطابق با استانداردها و مقررات جلوگیری کنند. در نهایت، استفاده از هر دو رویکرد می تواند به شرکت ها کمک کند تا به بهترین شکل ممکن از منابع انسانی خود استفاده کنند و از مشکلات برون سپاری جلوگیری کنند.
استفاده از رویکرد نیمه متمرکز در انتخاب نیروی انسانی برای پست های کلیدی و حساس: رویکرد نیمه متمرکز در انتخاب نیروی انسانی برای پست‌های کلیدی و حساس می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا ریسک‌های برون‌سپاری منابع انسانی را کاهش دهند. با این رویکرد، شرکت‌ها می‌توانند بخشی از فرآیند انتخاب نیروی انسانی را به شرکت‌های متخصص و متمرکز برون‌سپاری کنند، در حالی که بخشی دیگر از این فرآیند را داخل سازمان خود انجام دهند.
استفاده از رویکرد ارزیابی و بهبود ارائه خدمات برون سپاری: استفاده از رویکرد ارزیابی و بهبود ارائه خدمات برون سپاری یک راهکار موثر برای کاهش ریسک های مرتبط با برون سپاری است. با این رویکرد، سازمان ها می توانند عملکرد شرکت های خارجی را به دقت ارزیابی کرده و فرآیندهای بهبود راه اندازی کنند تا از مخاطرات محتمل در زمینه برون سپاری جلوگیری کنند. این اقدامات می توانند به بهبود کیفیت خدمات و کاهش هزینه ها کمک کنند و به شرکت ها کمک کنند تا به بهترین نتایج از برون سپاری خدمات خود برسند. یک نکته مهم از کاهش ریسک‌های برون سپاری منابع انسانی می‌تواند این باشد که شرکت‌ها قبل از انتخاب ارائه‌دهنده برون سپاری، یک فرآیند دقیق بررسی و انتخاب انجام دهند. این شامل بررسی سوابق و تجربه ارائه‌دهنده، ارزیابی کیفیت خدمات ارائه شده توسط آن ها، و اطمینان از پایبندی آن ها به استانداردها و قوانین مربوطه می‌شود. این اقدام می‌تواند به کاهش ریسک‌های مرتبط با برون سپاری منابع انسانی کمک کند و از وقوع مشکلات ناشی از عدم تطابق با انتظارات و نیازهای سازمان جلوگیری کند.با اعمال این استراتژی‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بهبودی در مدیریت ریسک‌های مرتبط با برون‌سپاری داشته باشند و از مزایای آن بهره‌مند شوند. برون‌سپاری زمانی موفقیت‌آمیز خواهد بود که با برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح ریسک‌ها همراه باشد.
حال چطور یک سازمان مناسب، برای برون سپاری انتخاب کنیم؟
با دقت کافی به این خطرات از طریق برنامه ریزی دقیق و نظارت مستمر، می توانید مزایای برون سپاری منابع انسانی را به حداکثر برسانید و در عین حال معایب آن را به حداقل برسانید.
برون‌سپاری می‌تواند به صورت موقت یا دائمی انجام شود و معمولاً با امضای قراردادهای مشخص و تعیین شرایط وظایف انجام می‌شود.
اولین گام در انتخاب یک سازمان برای برون سپاری منابع انسانی، تعیین نیازهای پروژه و مهارت های مورد نیاز است. باید مطمئن شویم که سازمان انتخابی توانایی ارائه منابع انسانی با مهارت های لازم را دارد.همچنین، باید به اعتبار و شهرت سازمان توجه کنیم. سازمان باید دارای تجربه و تخصص در زمینه برون سپاری منابع انسانی باشد و بتواند تضمین کند که منابع انسانی ارائه شده با کیفیت بالا و قابل اعتماد هستند.
در نهایت، باید هزینه ها و شرایط قرارداد با سازمان برون سپاری را مورد بررسی دقیق قرار دهیم. باید اطمینان حاصل کنیم که هزینه ها منطبق با بودجه پروژه است و شرایط قرارداد مناسب و شفافیت دارند.با رعایت این موارد، می توانیم یک سازمان مناسب برای برون سپاری منابع انسانی پروژه را انتخاب کرده و به بهره وری و موفقیت بیشتر در پروژه خود دست یابیم.
برون سپاری عملکردهای منابع انسانی می تواند راهی ارزشمند برای سازمان ها برای بهبود کارایی، بهره وری و مدیریت ریسک باشد. با این حال، مهم است که قبل از تصمیم گیری، نیازهای خاص سازمان را به دقت در نظر بگیرید. سازمان‌ها همچنین باید با دقت یک ارائه دهنده منابع انسانی شخص ثالث را انتخاب کنند که دارای سابقه قوی و تعهد به ارائه خدمات با کیفیت بالا باشد.
.